home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1996 #15 / Monster Media Number 15 (Monster Media)(July 1996).ISO / business / pics15.zip / UNPACK.EXE / MANUAL1.DOC < prev    next >
Text File  |  1996-04-06  |  118KB  |  2,691 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                   Positive Inventory Control System
  15.                              PICS Lite
  16.  
  17.                          
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                             User's Guide
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                                     
  26.                         English Mountain Software
  27.                             1750 Kingdom Way
  28.                            Newport, TN  37821
  29.                              (423) 625-9866
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39. THIS SOFTWARE AND DOCUMENTATION CONSTITUTE PROPRIETARY AND
  40. CONFIDENTIAL INFORMATION OF ENGLISH MOUNTAIN SOFTWARE AND AS SUCH
  41. IS PROTECTED BY INTERNATIONAL, FEDERAL, AND STATE LAW.
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.                            Copyright (C) 1995
  49.                         English Mountain Software
  50.                            Newport, TN  37821
  51.                                     
  52.                                     
  53.                                     
  54.                                     
  55.                            ALL RIGHTS RESERVED
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.                              LIMITED WARRANTY
  65.  
  66. This software, manuals, and reference materials in this package
  67. are sold "as is" without warranty as to their performance. The
  68. entire risk as to the results obtained and performance of the
  69. program are assumed by the user. However, to the original
  70. purchaser only, the publisher warrants the magnetic media on
  71. which the program is recorded to be free from defect in material
  72. and workmanship under normal use for a period of thirty (30) days
  73. from the date of purchase (invoice date). If during this period,
  74. the diskette should become defective, it may be returned to the
  75. publisher for replacement free of charge. Proof of purchase may
  76. be required.
  77.  
  78.                                                     
  79.                                 Chapter 1
  80.                               INTRODUCTION
  81.  
  82. ABOUT THE MANUAL
  83.      We have made every effort to assure that this manual is
  84. complete in every detail. The features and functions of this
  85. software are described in a manner that seems adequate in most
  86. cases. However, we realize that our users have a wide range of
  87. computer experience and that some of you may be unfamiliar with 
  88. this type of software or to computers in general. For this
  89. reason, we have made our technical support department available
  90. to you on an unlimited basis and free of cost. Please avail
  91. yourself of this service if  necessary. Refer to the appendix for
  92. details.
  93.      The section numbers of the manual generally correspond to
  94. the numeric menu options on the Command Bar. This method of
  95. identifying the topics in the manual will enable you to easily
  96. find the corresponding menu option and visa versa. 
  97.      We suggest that you progress through the manual while at the
  98. computer console so that you can see the screens as you read
  99. about them. No manual could possibly provide enough illustrations
  100. to substitute for this process.
  101.      Program elements such as menu options and field names are
  102. capitalized. Field contents and other literal expressions are
  103. enclosed in quotes.
  104.  
  105. BEFORE YOU BEGIN
  106.      1. Before proceeding, be sure you have read and consent to
  107. the terms and conditions of the Software License Agreement.
  108.      2. Make backup copies of the distribution diskettes provided
  109. with this package. Consult your DOS manual for specifics about
  110. the diskcopy command.
  111.      3. Read the appendices!
  112.  
  113. INSTALLATION
  114.      Please follow these instructions to install PICS...
  115.      1. Type <source drive:>install  and press Enter. For
  116. example, if your distribution diskette is in drive A, type
  117. "a:install" and press Enter.   If you are upgrading from a
  118. previous version of this software, the Install program will
  119. detect and save your existing data, however, always backup before
  120. you install!
  121.      2. Please verify that the files and buffers are properly set
  122. in your config.sys file. The following lines should be present in
  123. the config.sys file.
  124.      1. files = 51
  125.      2. buffers = 30
  126.      These are minimums. If the numbers are greater than those
  127. recommended, the results will be the same. The files should be
  128. set odd because of a bug in some versions of DOS causing too much
  129. memory to be allocated for even numbered handle requests.
  130.  
  131. SETUP
  132.      Study chapter 2 of this manual carefully and then run the
  133. Setup Program to configure your program. This is a critical
  134. step... your program will not function correctly unless it is
  135. configured to your hardware.  Furthermore, certain system
  136. function depend upon information you enter here.
  137.  
  138. STARTING PICS
  139.      Assuming that you are in the directory that contains the
  140. PICS system, type "pics" and then press Enter to  run the PICS
  141. program.
  142.  
  143. SYSTEM DESCRIPTION
  144.      In addition to the Setup program (setup.exe), the Report
  145. Writer (rl.exe), and the Data Base Utility (dbu.exe), the PICS
  146. system is composed of five separate, but fully integrated
  147. programs:  Sales Transaction Management (STM), the Inventory
  148. Control Program (ICP), the Customer Control Program (CCP), the
  149. System Report Generator (SRG), and System Utilities (UTL). A
  150. complete description of these programs can be found in the
  151. respective chapters of this manual.
  152.  
  153. SCREENS
  154.      All screens in the PICS system consist of a Navigation Bar
  155. and a Command Bar. The Navigation Bar (top bar) on each screen
  156. will always indicate the function or menu choice currently
  157. selected. The Command Bar (bottom bar) will always indicate the
  158. possible choices or options available. The last option, in a list
  159. of menu choices, will usually be RETURN (to the previous screen).
  160. By repeatedly selecting this option, you will progress backward
  161. in the screens until you finally return to the Main Menu. In
  162. contrast, the CONTINUE option will cause you to advance to the
  163. next screen.
  164.      The space between the Navigation Bar and the Command Bar is
  165. known as the Information Window.  
  166.      The choices available on the Command Bar are represented
  167. with a numeric prefix. The PICS system is designed to use the
  168. numeric key pad to select the option of your choice. Thus, the
  169. system can be controlled with the fingers of one hand using the
  170. numeric key pad (except, of course, for adding or editing data).
  171. Once you get used to this method of navigating the system, you
  172. will be able to move quickly and easily from one option to
  173. another.
  174.  
  175. PRINTED FORMS
  176.      PICS generates nine different forms... the invoice, packing
  177. slip, proposal, pick list, work order, statement, ROA receipt,
  178. purchase order and bill-of-material. These forms can be generated
  179. by the system or you can order a "Universal Form Template"
  180. pre-printed with your company name, address, phone, and if you
  181. wish, company logo. The UFT is designed so that you can print any
  182. one of the six forms generated by PICS without having to change
  183. the form in the printer and is available in multi part tractor
  184. feed or single sheet (laser printer) format. If you plan to use
  185. the UFT, you will need to order right away. You have been
  186. supplied with information regarding the ordering process in the
  187. forms inclusion in this package.
  188.  
  189. BACKUPS
  190.      This version of the PICS system will backup all files in
  191. your ICP directory to the backup directory (\bak) on the hard
  192. drive.  If you desire to backup to floppy disks, exit the program
  193. and use the DOS backup command to archive the ICP directory.
  194.  
  195. ERROR SYSTEM
  196.      If a system error is encountered, the Error Window will
  197. appear. You will have the following options in this event:
  198.      1. QUIT: Return to the DOS operating system. This may be
  199. your only option if a fatal error occurred. After returning to
  200. DOS, the error program will display certain details concerning
  201. the error. You should print this screen as a record of the error.
  202. If you contact Technical Support concerning an error, we may ask
  203. you to fax this screen so we can isolate thre cause.
  204.      2. RETRY: This is the option to use if the cause of the
  205. error can be corrected. For example, if you attempt to print when
  206. the printer is off-line or turned off, you will generate an error
  207. message. Correct the problem and RETRY.
  208.  
  209. LAN CONSIDERATIONS
  210.      If you have the multi-user version of PICS and intend to use
  211. the software in a local area network (LAN) environment, you
  212. should verify that the DOS  Share program is passed the following
  213. parameters: "Share /F:2048 L:50". Please refer to your DOS manual
  214. for details.
  215.  
  216. QUICK START
  217.      If you wish to get started quickly, please read chapters
  218. 1,2, and 5. This will give you all the information you need to
  219. start generating invoices. Inventory can be added at any time as
  220. can customer records. Neither of these are necessary in order to
  221. generate a basic invoice.
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.                                Chapter II
  227.                                   SETUP
  228.  
  229. INTRODUCTION
  230.      Setup is a separate program that enables you to configure
  231. your PICS System. It has been installed (or copied) along with
  232. all other program files in the directory you have selected for
  233. PICS. Setup is started by typing "setup" at the DOS prompt and
  234. then pressing Enter. 
  235.      The Setup Menu has several functions represented on the
  236. Command Bar. 
  237.      1. IDENTIFICATION:  Establish system identification options.
  238.      2. HARDWARE: Establish hardware options.
  239.      3. SOFTWARE: Establish software options.
  240.      4. INITIALIZE: Deletes all data files and initializes with
  241. starting values.
  242.      WARNING: Read this chapter carefully then run the Setup
  243. Program. Do not INITIALIZE the system until you are certain you
  244. will no longer require the sample data base provided for
  245. instructional purposes.
  246.      All values set in the Setup Program will remain in effect
  247. until you run Setup again and specifically change them.
  248.  
  249. 1.0 IDENTIFICATION
  250.      This option allows you to enter system identification and
  251. form comment values.
  252.      
  253. 1.1 SYSTEM IDENTIFICATION
  254.      The top line of the Identification screen is the HEADER
  255. TITLE. This title will appear on the Navigation Bar of the PICS
  256. Main Menu to personalize your program. This line cannot be edited
  257. and is added when you install the program.
  258.      Following the HEADER TITLE is your business name and
  259. address. This information will print at the top of certain
  260. reports and forms.
  261.      The first address group is your shipping address. The second
  262. address group is your billing/mailing address.
  263.  
  264. 1.2 FORM COMMENTS
  265.      The following six screens will provide you with up to eight
  266. lines for comments which will be printed at the foot (lower left
  267. corner) of the invoice, proposal, pick list, work order, the
  268. statement, and the purchase order, ROA receipt, and bill-of-
  269. material..
  270.  
  271. 2.0 HARDWARE
  272.      This function allows you to set certain hardware format
  273. para-meters as follows:
  274.  
  275. 2.1 MOUSE
  276.      This option will enable the mouse functions. The mouse can
  277. be used only in the data fields of the ICP and CCP programs (for
  278. adding and editing data).
  279. 2.2 FORMS
  280.      If you plan to use the pre-printed  forms, refer to the
  281. information provided with your package for information relating
  282. to ordering these forms. For now, set this option to SYSTEM
  283. GENERATED and then reset the option when your PRE-PRINTED forms
  284. arrive.
  285.  
  286. 2.3 DRAWER
  287.      Set the system format for NO DRAWER until  you have added a
  288. cash drawer to the system. We have included information on cash
  289. drawers and other peripheral devices in the appendix.
  290.      If you select the DRAWER option, you will be prompted to
  291. enter the BEGINNING TILL  TOTAL when you start PICS. The till
  292. balance will be computed and displayed when you READ or RESET the
  293. registers (see chapter 5 for details).
  294.  
  295. 2.4 PRINTER
  296.      These options will enable you to set one printer port for
  297. your invoice/receipt printer and another for all other printer
  298. output. This makes it possible to put your pre-printed forms in
  299. one printer and plain report paper in another so that you will
  300. not have to change the paper in your printer to print forms or
  301. reports. Since all forms are now printed on the "Universal Form
  302. Template", you can enjoy the convenience of being able to print
  303. any one of six different forms also without changing the printer!
  304.      You must specify the control codes for ompressed and
  305. standard print. These are the only control codes required by the
  306. PICS software. They are know as "Escape" (Esc) codes and they
  307. vary from printer to printer. You find them listed in the
  308. documentation for the printer you are using. The codes provided
  309. as defaults in the Setup program are "generic" and will work with
  310. most dot matrix printers. These codes will not work for laser or
  311. ink jet printers. 
  312.  
  313. 2.5 DISPLAY
  314.      In most cases, the COLOR display option will provide
  315. satisfactory results regardless of the monitor/graphics card
  316. combination you are using. However, if you are not satisfied with
  317. the results, try the MONOCHROME setting. This may be necessary
  318. with some VGA paper white monitors or laptop computers.
  319.  
  320. 2.6 SCANNER
  321.      If you are using a remote scanner to upload data to the ICP
  322. program, specify the com (serial) port to which the scanner will
  323. be connected. If you are not using a scanner, or if your scanner
  324. is operating through the keyboard, select NONE.
  325.  
  326. 3.0 SOFTWARE
  327.      Theis Program function is used to set various software
  328. options. These values are discussed in detail below.
  329.  
  330. 3.1 TAXBASE 
  331.      The tax base is used in the STM to compute sales tax. This
  332. figure must be entered in decimal form. For example, if the tax
  333. rate for your state is 4 1/2% (4.5%), the number you enter will
  334. be .045. If the RATE field in the customer record contains a tax
  335. rate, that rate will over ride the taxbase entered here (Refer to
  336. chapter 4 for details).
  337.  
  338. 3.2 AGEING
  339.      Like the tax rate, the aging factor for accounts receivable
  340. must be entered in decimal form. For example, if your past due
  341. accounts will be aged 1 1/2%/month (1.5%), the number to enter
  342. here is .015.
  343.  
  344. 3.3 SECURITY
  345.      There are two levels of security in the PICS system. The
  346. read code will  enable access to the read only functions of the
  347. system (no data can be  added, edited, or deleted). The write
  348. code grants access to all system functions (data can be  added,
  349. edited, and deleted). If you do not enter a code for either
  350. level, the security system will be disabled. This is the default
  351. setting . You can change the codes to any alpha-numeric sequence
  352. of up to seven characters. The present value of the code will be
  353. displayed and you will be asked to enter the new code. If you
  354. simply press the Enter key, the present value will be retained.
  355.      If you have entered a code for either read or write in the
  356. Setup Program, you will be prompted to enter one of these codes
  357. when you start the PICS program. If you logon with a read code,
  358. the system will permit access to the read only functions of the
  359. program. If you logon with the write code, the system will permit
  360. access to all functions. You can access the security system at
  361. any point in the program by pressing the F6 key. Here, you may
  362. change from read to write privileges and visa versa. If you
  363. forget the code values you have entered, run Setup again and you
  364. will see their present values.
  365.  
  366. 3.4 COSTING
  367.      This option determines the method that will be used to
  368. re-cost inventory when inventory is ordered and received at a new
  369. cost..
  370.  
  371. 3.4.1 LIFO (Last-in-first-out)
  372.      When this costing method is selected, the last items
  373. received at the newest pricing are sold first (in inverse order
  374. of date received).
  375.  
  376. 3.4.2 FIFO (First-in-First-out)
  377.      When this costing method is selected, the first items
  378. received at the oldest pricing  are sold first (in order of date
  379. received).
  380.  
  381. 3.4.3 WEIGHTED AVERAGE
  382.      This method computes the weighted average of the original
  383. cost and the new cost. The cost will be replaced with this
  384. average.
  385.  
  386. 3.4.4 REPLACE
  387.      This option will cause the old price to be replaced with the
  388. new one.
  389.  
  390. 3.4.5 NONE
  391.      This option will simply "turn off" the costing functions so
  392. that costing is ignored.
  393.  
  394. 3.5 SHOW COST
  395.       If you select  the HIDE option, the cost will not be
  396. visible in the inventory records. Pressing F5 when viewing an
  397. inventory record will reveal the cost for that record.
  398. Alternately, if you select the SHOW option, the cost will be
  399. visible and pressing F5 will cause the cost to disappear for the
  400. displayed record.
  401.  
  402. 4.0 INITIALIZE
  403.      The initialize function will result in all data bases being
  404. deleted (cleared) and reset with starting values. Do not
  405. initialize the system until you are sure you will have no further
  406. need of the sample data bases supplied with the system.  
  407.  
  408.  
  409.                                Chapter III
  410.                         INVENTORY CONTROL PROGRAM
  411.  
  412. INTRODUCTION
  413.      The Inventory Control Program (ICP) is accessed from the
  414. PICS Main Menu by selecting option #2 (ICP)
  415.      The ICP Menu presents the following options:      
  416.      1. SOR (Sell, Order, Receive inventory)
  417.      2. ADD (Add records)
  418.      3. EDT (Edit records)
  419.      4. FND (Find records)
  420.      5. BRO (Browse records)
  421.      6. FTR (Filter data base)
  422.      7. DSC (Inventory Discount Schedule)
  423.      8. UTL (Utilities)
  424.      9. RPT (Report generator)
  425.      NOTE: We recommended that you begin by studying  sections 2
  426. through 9  and  then return to section 1 for a discussion  of 
  427. the  SOR function. 
  428.      We also recommend that you print  an  Inventory Summary
  429. Report by selecting  option  #9 (RPT), then select the I_SUMMAR
  430. (summary) report and print a  full  (i.e. unfiltered)  report of
  431. the demo inventory data base. This  report will be useful in the
  432. sections that follow.
  433.  
  434. SPECIAL KEYS
  435.      In addition  to the numeric keys, certain  other  keys  are
  436. important:
  437.      PgUp and ArrowUp keys will move to the previous record.
  438.      PgDn and ArrowDn keys will move  to the next record.
  439.      Ctrl+PgUp will move to the beginning (first record) of  the
  440. file.  If  the record pointer is at the beginning  of  the  file,
  441. <bof> will flash on the status line in the lower left corner of
  442. the screen. 
  443.      Ctrl+PgDn will move to the end (last record) of the file. If
  444. the record pointer is at the end of the file,  <eof> will flash
  445. on the status line in the lower left corner of the screen.
  446.      The Del key toggles between deleting and undeleting a
  447. record. If a record is deleted, <deleted> will flash on the
  448. Status Line in  the  lower right corner of the screen. However,
  449. once you move to another record, the deleted record will no
  450. longer be visible and will, in fact, be ignored by the system.
  451. Notice that records marked for deletion in this manner must be
  452. Packed in order to permanently remove them from the data base and
  453. may be recalled unless they have been packed. Refer to Section
  454. 8.1 for details.
  455.      The F2 key activates the serial number window only if the
  456. displayed item is erialized (has a serial number in the SERIAL
  457. field). Serial numbers for the displayed item may be added,
  458. edited, or deleted in this way. To add a number, press the
  459. ArrowUp key to insert a blank line in the window. Press Enter to
  460. retreive the cursor then enter the desired serial number. Press
  461. 'Enter'again to eliminate the cursor then press Esc to exit the
  462. window. The serial number highlighted when the Esc key is pressed
  463. will be the serial nu,mber selected.
  464.      The F3 key will allw you to access the item history for the
  465. displayed item.  If you are using the ICP as a stand-alone
  466. program, this will be the Transaction History. If you are using
  467. the ICP as part of the PICS system, this will be the Sales
  468. History .
  469.      The F4 key will allow you to view  the  vendor record
  470. associated with the displayed inventory record. The vendor record 
  471. contains  the  vendor name, address,  phone  number, fax number 
  472. and contact person. If  there  is no vendor record for the 
  473. displayed  inventory item, you will see a blank record displayed
  474. in the Vendor Window. You may add the vendor information by first
  475. pressing Enter  to retrieve the cursor. Type the vendor name and 
  476. press  Enter again. The cursor will disappear and you will be
  477. able to  use the ArrowLt key to move to the next  field.  Press
  478. Enter again and repeat the process for each  field  of
  479. information.  After  Entering data in the last field,  press 
  480. Enter to remove the cursor and then press Esc to exit  the
  481. window. If you desire to delete a vendor, locate any item with
  482. the desired  vendor using  the FND function then open the vendor
  483. file by pressing F4 and highlight  the VENDOR field. Use the
  484. delete key to remove the VENDOR name and  press Enter once again
  485. to remove the cursor. Press Esc to exit the window and the vendor
  486. will be deleted. 
  487.      Remember, to make changes in the fields of the vendor file
  488. you must have a cursor present. To move from field to field,  the
  489. cursor  must be absent. If the VENDOR name is missing,  the 
  490. record will be deleted when you exit the window. In order to
  491. print the vendor information on the purchase order, you must have
  492. the information recorded here.
  493.      The F5 key will cause the COST field to appear if it is
  494. currently hidden. Conversely, if it is visible, this key will
  495. hide the COST.
  496.      The F6 key activates system security. This topic was
  497. discussed in the previous chapter in Section 3.3.
  498.      The F7 key activates the memo processor. This function
  499. allows you to enter a note for each item. The Memo Window is
  500. actually a mini word processor which facilitates word wrap and
  501. scrolling. To save a note, press the Ctrl+w keys together. To
  502. abort an edit, press the Esc key. If the displayed record has an
  503. associated memo, the MEMO flag will appear on the status line. To
  504. delete a memo, use the Ctrl+y key to delete each line of the
  505. memo, then press Ctrl+w to save the deleted memo.
  506.      The F8 key allows you to select a specific location code for
  507. inventory. This topic will be discussed in detail in Section 2.0
  508. of this chapter.
  509.      The F9 key prints a bin/price label for the displayed
  510. record..
  511.      The F10 key will cause a vendor mailing label to be printed
  512. for the displayed record.
  513.  
  514. STATUS LINE
  515.      The  status line  (bottom row on the  screen)  has  several
  516. indicators  which provide useful information about the  operation
  517. of the ICP.
  518.      The fraction in the left most position on the status line
  519. represents the record number of the displayed record  (numerator)
  520. and the total record count for the data base (denominator). The
  521. record number is the order in which the displayed record was
  522. added to the data base and will not appear in sequence due to
  523. indexing (ordering according to item number, serial, description,
  524. manufacturer, vendor,  alternate or cross reference).
  525.      The  active index (record sequence indicator) is displayed
  526. next. This indicator refers to the active index mentioned in the
  527. previous paragraph. Refer  to the discussion of the find  (FND) 
  528. function for more details.
  529.      The  filter  status  is displayed next. You  will  see  this
  530. indicator only if a filter is active. Refer to the discussion of
  531. the filter (FTR) function
  532.      The location flag appears just to the right of the filter
  533. status and is visible only if a specific location has been
  534. selected.
  535.      The deletion status indicator is next. The indicator will be
  536. visible only if the displayed record is marked for deletion.
  537.      Finally, the MMO  indicator  will flash in the right most
  538. position  on  the status line only if a memo exists for the
  539. displayed item.            
  540.  
  541. DEMO DATA BASE
  542.      ICP  is  shipped with a fifty record sample  inventory  data
  543. base.  You will refer to this information while learning  to  use
  544. the  system. When you are certain that you no longer  need  these
  545. records,  use  the INITIALIZE option in the Setup Program to
  546. delete these records.
  547.      Although the demo data base consists of small engine parts,
  548. the data base structure is generic enough to accommodate almost
  549. any inventory.
  550.  
  551. DEFINITIONS
  552.      1. DATA BASE: A data base is an organized collection of data
  553. and  is  composed  of repeating units of  information  in  some
  554. sorted order or sequence. An example would be a telephone 
  555. directory.
  556.      2.  RECORD:  A  record is one of the  repeating  units  of
  557. information  mentioned above. In the example of the  phone  book,
  558. these units are composed of the last name, first name, address,
  559. and phone number.
  560.      3.  FIELD: The last name, first name, address, and phone 
  561. number which  make  up  the  records in the phone  book  data 
  562. base  are fields  of data and are common to all the records in 
  563. the  data base.
  564.      4. DATA STRING: The data contained in the fields of a record
  565. is  known as a data string. For example, "Smith" would be a  data
  566. string in the last name field.
  567.      WARNING:   Make a  habit of watching the  screen.  Menu  
  568. driven programs  such  as  this one require that you  watch the 
  569. screen  carefully  until  you become familiar with the  operation
  570. of  the system  and the flow of the program. You will save 
  571. yourself  much confusion and grief  if you heed this suggestion!
  572. READ THE SCREEN.
  573.  
  574. 1.0 SOR 
  575.      This  is  the SELL/ORDER/RECEIVE module of the  ICP.  It  is
  576. designed primarily to enable you to order and receive  inventory. 
  577.      Entering the inventory data base into the computer can be a 
  578. time consuming  and tedious process. To further complicate the 
  579. situation,  inventory sold must be subtracted from the inventory 
  580. balance  and inventory received must be added. We have included 
  581. the SELL  function  so  that the integrity of the data  base  can 
  582. be maintained  during  the period of time required to  key-in 
  583. the inventory data base. This function is a convenient way to
  584. move inventory  out of the data base.
  585.  
  586. 1.1 SELL 
  587.      Select the SELL option from the SOR Menu. The item currently
  588. displayed will be the item to be sold. If you desire to sell a
  589. different item, use the find (FND) or browse (BRO) option to
  590. display the item then select SELL. You will be prompted to enter
  591. the quantity to sell, the date, and a reference number. The
  592. reference number is usually a customer purchase order, Etc. The
  593. number sold will  be subtracted from the count for this item. If 
  594. the  new count is less that the minimum (MIN) set for the item,
  595. and if the maximum (MAX) is greater than zero, the item will be
  596. flagged  for  reorder and added to the Order Report. If, however,
  597. the maximum is zero, the item will be deleted. This feature
  598. enables inventory items that are not to be reordered to be
  599. deleted from the data base when the count reaches zero. In either
  600. case, the  number sold  will  also be added to the total sold
  601. (TL_SOLD)  field  for this item and the Transaction History
  602. Report (I_TRANHX) will be updated.
  603.      WARNING: It is possible to sell  more than the quantity
  604. actually available (on hand) resulting in negative counts. 
  605.  
  606. 1.2 ORDER
  607.      Inventory  orders  are  based upon the  Order  Report. This
  608. report  lists all items where the count is less than the  minimum
  609. (MIN) you have set for the item. Refer to Section 2.0 for a
  610. discussion of the relationship between the COUNT, MINimum, and
  611. MAXimum fields.
  612.      Orders will be recorded in the Transaction history Report
  613. (I-TRANHX)
  614.  
  615. 1.2.1 ORDER INVENTORY
  616.      Inventory can be ordered either automatically (from the
  617. order report) or manually (item by item).
  618.  
  619. 1.2.1.1 AUTO ORDER
  620.      The  AUTO ORDER option will order (i.e. add to Order 
  621. Report) all  inventory  items where the count is less  than  the 
  622. minimum (MIN) set for the item. The quantity ordered will be the
  623. quantity necessary  to bring the count to the maximum (MAX). If a
  624. previous order exists, the quantity already on order will be
  625. subtracted from the current order quantity to avoid stacking
  626. orders. The filter function can be used to restrict the auto
  627. order to a single vendor.
  628.  
  629. 1.2.1.2 MANUAL ORDER 
  630.      The MANUAL ORDER option will allow you to order by the item.
  631. You  will be able to order any item in any quantity regardless of
  632. the count, minimum, or maximum. You can  add to an existing
  633. purchase order or order under a new PO. 
  634.      Negative  numbers can be used as order quantities to  reduce
  635. or cancel an ordered item. In other words, you can use the manual
  636. order option to edit existing orders.
  637.      The manual order option will also enable you to enter a new
  638. cost for the item ordered. If the cost has changed since the last
  639. order, this is the option to use. If this new cost differs from
  640. the cost displayed for the item, the item will be recosted
  641. according to the costing method selected in the Setup Program
  642. when it is received .
  643.  
  644. 1.2.2 PRINT REPORTS
  645.      Two  order reports are available. The Purchase Order  Report 
  646. (I_PUROR1) and  the Inventory Order Report (I_ORDER). Both
  647. reports are  available  for the full data base, or for a filtered
  648. segment. The Purchase Order is also printed from this menu.
  649.  
  650. 1.2.2.1 PURCHASE ORDER
  651.      First, you will be prompted to enter the purchase order
  652. number. (Examine the Purchase Order Report to determine which
  653. purchase order you wish to print). After entering the PO number,
  654. you will be prompted for the PRIMARY VENDOR. This will determine
  655. the items to be included on the PO... any items appearing for
  656. this vendor on the Purchase Order Report will also be included on
  657. the PO. If you desire to include others, use the manual order
  658. option to first add them to the report. If you desire to exclude
  659. items that are on the report from the PO, edit the report using
  660. the manual order option and negative order quantities. 
  661.      If you are ordering from a vendor other than the indicated
  662. (primary) vendor, enter a SUBSTITUTE VENDOR. This may be any
  663. vendor for which an entry exists in the vendor data base (see
  664. Section 7.0). Remember, the PRIMARY VENDOR determines the items
  665. that will appear on the purchase order. These will be the items
  666. on order for the vendor on the Purchase Order Report. The
  667. SUBSTITUTE VENDOR will determine the vendor name and address that
  668. will be printed on the actual Purchase order.
  669.      Next, supply the DUE DATE, SHIP VIA, FOB, and CREDIT TERMS. 
  670.  
  671. 1.2.2.2 PURCHASE ORDER REPORT
  672.      All inventory orders in the ICP require a purchase order.
  673. Purchase orders are used to group orders. The Purchase Order
  674. Report lists active PO's and the inventory on order under that
  675. PO. 
  676.  
  677. 1.2.2.3 INVENTORY ORDER REPORT
  678.      The Inventory Order Report lists all items where the count
  679. is less than the minimum set for the item. Compare the Inventory
  680. Order Report and the Purchase Order Report to better understand
  681. the relationship between these reports.     
  682.  
  683. 1.2.3 INITIALIZE REPORTS
  684.      This option will allow you to reset the order reports. The
  685. Purchase Order Report and the Inventory Order Report are closely
  686. related and adjustments to one report must also be applied to the
  687. other. This happens automatically when the initialize option is
  688. used. 
  689.  
  690. 1.2.3.1 PURCHASE ORDER/INVENTORY ORDER
  691.      If no filter is set, this  function will  initialize both
  692. the Inventory Order  Report and Purchase Order Report. The
  693. Inventory Order Report will be cleared and reset to include all
  694. current items where the count is less than the minimum. The
  695. Purchase Order Report will be deleted and can be regenerated by
  696. the auto order or manual order process. The filter function can
  697. be used to initialize a single PO or single item number from both
  698. reports.
  699.  
  700. 1.2.3.2 PURCHASE ORDER YTD
  701.      This function will reset the purchase order year-to-date
  702. report.
  703.  
  704. 1.3 RECEIVE 
  705.      Just as ordering inventory is based upon the Inventory Order
  706. Report, so receiving inventory is based upon the Purchase Order
  707. Report. Inventory  is  received in much the same way as it is
  708. ordered, either automatically or manually.
  709.      Inventory is always received into the Purchase Order under
  710. which it was ordered. 
  711.      All PO's received are recorded in the Transaction History
  712. Report (I_TRANHX).
  713.  
  714. 1.3.1 AUTO RECEIVE
  715.      Enter  the Purchase Order number and the  rest is 
  716. automatic! The quantity on order will be added to the  count, the 
  717. order cleared and the total received (TOTAL_RECD) field 
  718. incremented for each item on order under that PO. This is the
  719. option to use if all items on order under the PO are received in
  720. the quantities ordered (no backorders).
  721.      If the cost for the item on the PO Report is different from
  722. the cost in the inventory data base, the item will be recosted
  723. according to the costing method selected in the Setup Program.
  724.      The filter function can be used to auto receive a single PO
  725. or single vendor.
  726.  
  727. 1.3.2 MANUAL RECEIVE
  728.      This option will allow you to enter backorders.  First enter
  729. the PO to receive (examine the PO Report). If this PO is located,
  730. you will be prompted to enter the item number to receive. In this
  731. way, you can receive only specific item numbers in a given PO. If
  732. you press Enter without entering an item number, you will
  733. progress through the PO item by item from first item to the last.
  734.      For each item in the PO, you will be prompted to enter the 
  735. quantity  received and the quantity backordered. If the cost on
  736. the PO Report is different from the cost in the inventory data
  737. base, you will be prompted to verify the new cost. The item will
  738. the be recosted according to the method selected in the Setup
  739. Program.
  740.  
  741. 1.4 TRANSFER
  742.      This function is available to transfer inventory from one
  743. location to another. You will be prompted to enter the quantity
  744. to transfer and the LOCation to transfer to. If the item number
  745. and location (destination) are not located and verified, the
  746. transfer will, of course, fail.
  747.      All inventory transfers are recorded in the Transaction
  748. History Report (I_TRANHX).
  749.  
  750. 1.5 HISTORY
  751.      This function will allow you to edit or print the
  752. Transaction History.
  753.  
  754. 2.0 ADD
  755.      The  methodology used to number and describe your  inventory 
  756. items  is left entirely up to you. Nevertheless, there are a  few
  757. things to keep in mind.
  758.      All  entries are converted to upper case in order to 
  759. standardize searches. You will not be able to use upper and lower
  760. case combinations in the ICP.
  761.      The  item  number,  serial number, description, 
  762. manufacturer ,  vendor, alternate vendor (ALTERNATE), and cross
  763. reference (XREF) are searchable fields. This means that records 
  764. can  be located  and displayed by searching for information
  765. contained  in these fields. Blank spaces preceding the character
  766. strings in these fields  will  affect the results of a search... 
  767. a  string with a blank space preceding it is not the same as the
  768. string  without the leading blank space.
  769.      In order to make the entry of data more efficient and rapid,
  770. the ICP is designed to use an existing record as a template for
  771. adding  new records. New records are added over the top of
  772. existing records (which serve as templates). If you desire to
  773. retain the information in a given field,  simply press Enter and
  774. go on to the next field. If you press any key other than Enter,
  775. the data in the field will disappear and you will be able to
  776. enter new data. The template record will remain unchanged and the
  777. new record will be added to the data base. If you are entering a
  778. succession of  records where  subsequent  records  have certain
  779. fields in  common  with previous records (for example, the same
  780. vendor and manufacturer), this  process can save you much time
  781. and reduces the chance of error.
  782.      You may locate the desired template using the find (FND) or
  783. browse  (BRO) options and then enter the new record over the  top
  784. of the template displayed. 
  785.      In order to avoid unintentional duplicates, you will be
  786. warned if the item number you are entering already exists.
  787.      1.  ITEM (number): Item numbers  can  be any alpha-numeric
  788. string of  up  to  15 characters and should be unique unless the
  789. item is serialized.
  790.      2. SERIAL (number):  Serialized inventory is simply
  791. inventory (items) that have the same item number but different
  792. serial numbers.   Press the F2 key to open the serial number
  793. window. Serial numbers are added, edited, and selected in this
  794. window. Highlight the desired serial number and press Esc to
  795. select. Thi selected number will be copied to the SERIAl field of
  796. the displayed item.
  797.      3. DESCription: Descriptions should be consistent among like
  798. items.  Alpha-numeric strings of up to 25 characters are 
  799. permitted.
  800.      4. MFGR: is the manufacturer for the item.
  801.      5. MODEL: if applicable.
  802.      6. LOCation: This is the location code of the item. This
  803. information  is useful because it enables the FND function to  be
  804. used as an inventory locator. It is also beneficial when
  805. recounting inventory because it forms the basis of the Abstract
  806. Report.
  807.      The location code consists of two numbers followed by six
  808. characters. The numbers (1-99) represent the store (or warehouse)
  809. location and the six characters that follow represent the
  810. location (bin or aisle) in the store. If you are using only one
  811. location, all location codes should begin with "01". Single
  812. locations can be isolated by using the filter function  or the F8
  813. Location function. Once a location has been specified, you must
  814. enter the location code "00" to recall the other locations.
  815.      7.  STD  PACK: This is the number  of  items contained in
  816. the package identified by the item number. 
  817.      8. COUNT: The current inventory level.
  818.      9. COST: This is the current cost of the item (what you
  819. paid).
  820.      10. RETAIL: The retail (selling) price.
  821.      11. WHOLESALE: The wholesale (dealer) price.
  822.      12. MAXimum: The maximum inventory level is the amount that 
  823. the system will order to when the count is below the minimum.
  824. WARNING:If the maximum is set at 0, the item will be deleted when
  825. the count reaches zero rather than being added to the Order
  826. Report!
  827.      13.  MINimum: The minimum (MIN) and maximum (MAX) inventory
  828. levels should be considered carefully. The minimum is the order 
  829. point for the item and the maximum is useful in determining the
  830. quantity to order. If there is a price break for certain minimum
  831. quantity order, the minimum should be set to reflect this
  832. quantity (maximum-price break quantity=minimum). For example, if
  833. you receive a price break at one dozen of a certain item, and you
  834. wish to maintain a count of 120 items, set the minimum at
  835. 120-12=108. This will technique will cause the auto order
  836. function to order in price break quantities.
  837.      14. TAX: The taxable field is used to indicate non-taxable
  838. items (such as labor). In the Transaction Management Program,
  839. both the inventory TAX field and the customer TAXABLE fields must
  840. be set to "Y" in order for tax to be charged by default for any
  841. item. 
  842.      15.  VENDOR: The source for this item. The  address,  etc. 
  843. for the vendor is entered using the F4 function key. Although
  844. several records may have same vendor, it is necessary to enter
  845. this information only once for each vendor. 
  846.      It is important to keep the vendor information current
  847. because it is required for the purchase order.
  848.      16. ALTERNATE: The alternate vendor and  is for reference
  849. only.
  850.      17. DEPARTMENT: Departments are used to group inventory.
  851. This version of the PICS system will accumulate totals for 14
  852. departments (1-14). Key the inventory item to one  of the  14 
  853. departments  if you wish  to  track  department  totals. 
  854.      18. XREF: The Cross Reference is the vendor item number and 
  855. prints on the purchase order in addition to the item number.
  856.      19. SUPR: If the item number has been superseded by another
  857. item number, enter the superseding number here. If a superseding
  858. number is present in this field, the system will automatically
  859. substitute the superseding number for any transactions involving
  860. the original number. For example, if you attempt to find (FND) an
  861. item number that has been superseded, the system will locate and
  862. display  the superseding item number as if it had been the target
  863. of the original search. 
  864.      20. COMPOSITE: Composite inventory items are made up of
  865. other inventory items. If you enter a "Y" in this field, the item
  866. may be linked to other items. See below for details.
  867.      21.RECEIVED: The date received provides the basis of the
  868. FIFO and FIFO costing capability of the system. The system date
  869. is entered into this field when a record is added or received
  870. into inventory.
  871.      Always press Enter after completing the entry  for any
  872. field. If you fail to do this (i.e. if you use the cursor keys to 
  873. move to the next field), the data you entered will  be  lost. The
  874. cursor keys may be used to move to the next field (ArrowDn ) or
  875. to a previous field (ArrowUp )  but  if changes are made, you 
  876. must  press Enter before leaving the field.
  877.      The bottom two rows of fields are calculated fields and as 
  878. such are maintained automatically by the program. 
  879.      The  first  of these two rows contains the TL SOLD,  TL 
  880. RE-CEIVED,  and TL RETURNED fields. These fields  together 
  881. comprise 
  882. the item history for this item. The TL SOLD field is incremented 
  883. automatically every time one of these items is sold.  The  TL
  884. RECEIVED field is a record of the number of these items  received
  885. into  inventory. The TL RETURNED field is incremented  each  time
  886. one  of  these items is returned by way of a  merchandise  return
  887. transaction in the STM. The Item History can be reset in the  ICP
  888. initialize (INI) function .
  889.      The bottom row of fields includes QTY ORDERED, QTY RECEIVED,
  890. and  QTY BACKORD. This comprises the order status of the  item. 
  891. The QTY  ORDERED  is automatically incremented whenever the  item 
  892. is ordered in the SOR module. QTY RECEIVED is incremented when
  893. the item is received. If the quantity received is equal to the 
  894. quantity  ordered, the order status will be cleared and  these 
  895. three fields will be set to zero (0). The order status can be
  896. reset  in the SOR function by initializing the Order Report .
  897.      After the record has been completed for this item, you will
  898. be able to enter a memo for the item. Memos may be added at any
  899. time hereafter by pressing the F7 key. Remember to press Ctrl+w
  900. to save the memo or Esc to abort.
  901.      If you entered a "Y" in the composite field for this item,
  902. you will now be able to  add or edit composite members. In the
  903. pop-up window, add the item number and quantity you wish to link.
  904. You may add as many composite members as you wish and when the
  905. item number (composite) is sold, the composite members will also
  906. be sold in the quantities entered here. This is useful for kit
  907. items which are composed of other items.
  908.  
  909. 3.0 EDT
  910.      The edit function (EDT) is used to change information in the
  911. record.  After  the field is changed, press Enter  to assure 
  912. that  the changes are permanent. When you  have  finished editing
  913. the record, press Esc if you wish to pass  over any remaining
  914. fields.
  915.      Notice that you cannot edit the item number field. This is
  916. so that duplicate item numbers will not be inadvertently created.
  917.      The Edit mode also provides opportunity to edit the memo for
  918. this item (if any) and the list of composite members if the item
  919. is a composite.
  920.  
  921. 4.0 FND
  922.      Locating  a certain record can be accomplished most  quickly
  923. with the find (FND) function. You will be able to locate records
  924. by  the item number, serial number, description, manufacturer,
  925. vendor, alternate vendor, or cross reference.
  926.      The  system  will find the best match for  the  target  data
  927. entered.  For example, if you are attempting to find all  records
  928. with  "CARBURETOR" as the description, and you enter "CARB",  the 
  929. system will find  the first record in the data base that matches
  930. this target. This may be "CARB", "CARBURETOR", "CARB KIT", or
  931. "CARBURETOR  GASKET", etc. The more specific the target, the more
  932. precise the results and the more general the target, the more
  933. general the results. 
  934.      Notice  that  the field you search  on  (item,  serial,
  935. description, manufacturer, vendor,  alternate, or xref  will
  936. determine the order of  the  records in the data base. For
  937. example, if you search on vendor, the records will be sequenced
  938. in order of the vendor name  (alphabetic).  If you search for a
  939. specific vendor and then  browse  (BRO) the  data  base, you will
  940. see that the records are  in  order  by vendor.  The order of the
  941. records will be indicated in the  lower left  corner  of the
  942. screen by a single word (ITEM, SERL, DESC, MFGR, VEND, ALTR,
  943. XREF) representing the index in use. This index will  remain in
  944. use  until  changed.  If, for example, you wish to  return  to  a
  945. record sequence based upon the item number, search (FND) on  ITEM
  946. and  simply press Enter when prompted for an item  number to
  947. find. It is not necessary to enter target data when setting the
  948. index (record sequence).
  949.  
  950. 5.0 BRO
  951.      The browse function enables you to view a range of  records.
  952. You  may browse the entire data base or a restricted  segment of
  953. the data.
  954.      Browsing a certain range of records can be  facilitated in
  955. one of two ways. You  can  set the filter to include only those 
  956. records  you wish to view or you can locate the first record in
  957. the data  base containing the desired information (using the FND
  958. function)  and then  browse  the range of records matching this 
  959. criteria.  The difference  between these two methods is the fact 
  960. that  the filtered data base will give you an end-of-file (<eof>)
  961. signal at the end of the range and you will not be able to browse
  962. beyond this  point. Alternately, if you used the FND function to 
  963. locate the  first record in the data base containing the  desired 
  964. data, you would be able to browse through the information you
  965. desire  to view and continue on to the actual end of the file.
  966. Furthermore, a  filter can be set for any field or combination of
  967. fields, whereas the FND function only operates on the
  968. "searchable" fields.
  969.      Notice  that  when you press Enter  while  in  the Browse
  970. Window, the highlighted record will be displayed in  full screen 
  971. mode. Alternately, when you select Browse, the  displayed record
  972. becomes the starting point for the Browse.
  973.  
  974. 6.0 FTR
  975.      The  filter function is one of the most powerful and useful
  976. functions  of the system. With this feature you will be  able  to
  977. cause  the data base to act as if it contains only those records
  978. which match the filter criterion established. You can set a
  979. simple  filter isolating a single field or a  complex  filter
  980. including,  excluding and relating fields by using  
  981. the  and/or logical operators.
  982.      Once  a filter is established, it will remain in effect
  983. until you cancel  or modify  it. You will see the FILTERED flag
  984. on the status line  if a filter is in effect.
  985.      Filters  can be used to limit most ICP  functions  including
  986. viewing,  browsing, ordering and receiving inventory, and  report
  987. generation.
  988.      The  Filter  function is case sensitive and you  must  pay
  989. attention to case in the target value.
  990.      As an example of the use of filters, suppose we desire to
  991. isolate all records in the inventory data base where the vendor
  992. is "NORVA" and the manufacturer is "TEC". Select the filter
  993. option from the Main Menu (option #6). Next, highlight the CREATE
  994. NEW FILTER option. You will be presented with a field list from
  995. which to select the fields you wish to filter. In this example,
  996. highlight the VENDOR field and press Enter. Next, highlight the
  997. EQUALS option. Enter the vendor name "NORVA" as the target value.
  998. Notice that the vendor name must be entered in caps if the vendor
  999. names are in caps in the data base because the filter function is
  1000. case sensitive. Highlight the AND option next and repeat the
  1001. process for the MFGR = "TEC". Finally, select the DONE option and
  1002. the filter will be set. At this point, the data base will act as
  1003. if it contained only records where the vendor is "NORVA" and the
  1004. manufacturer is "TEC".
  1005.  
  1006. 7.0 DSC
  1007.      This window will enable you to enter the Inventory Discount
  1008. Schedule for the displayed record. The start date and the end
  1009. date determine the date range for the specified discounts to be
  1010. in effect. This feature allows you to set an item on sale for a
  1011. special sale (seasonal or promotional). If you want the applied
  1012. discounts to always be in effect, enter "01/01/99" for the end
  1013. date. 
  1014.      The QTY1/DISC1 combination determines the first quantity
  1015. discount level. If the quantity sold is from 0 to QTY1, DISC1
  1016. will be applied. If the quantity sold is from QTY1+1 to QTY2,
  1017. DISC2 will apply, etc. If the quantity sold is from QTY2+1 to
  1018. QTY3, DISC3 will apply. If the quantity sold is greater than
  1019. QTY3, DISC4 will apply.
  1020.  
  1021. 8.0 UTL
  1022.      The  utility  function includes Pack,  Backup,  Index,
  1023. Reprice, Initialize, Deletion utilities and Import/Export
  1024. utilities.
  1025.  
  1026. 8.1 PAK
  1027.      Packing  the data base permanently removes the  deleted 
  1028. records from the data base. Therefore, before packing it is
  1029. desirable to print a Deletion Report in order to verify the
  1030. records  to be  removed. It is also a good idea to keep the
  1031. Deletion  Reports as a permanent hard copy record of all
  1032. deletions.
  1033.      Prior  to the actual packing of the data base,  deleted 
  1034. records  can be recalled. In addition to the toggle feature in 
  1035. the Del key, you may specify a range to recall and  undelete  a
  1036. large number of records all at once.
  1037.  
  1038. 8.2 BKU
  1039.      The backup utility is provided here, in the Utility function
  1040. of  the CCP and at the logoff screen of the Main Menu. This
  1041. function will copy all data files into the backup directory
  1042. (\bak).  
  1043.  
  1044. 8.3 IDX
  1045.      This is a general housekeeping utility that is provided as a
  1046. means of repairing damaged or corrupted index files. If you are
  1047. unable to locate a record that you have good reason to believe is
  1048. in the data base... reindex! It is good data base management
  1049. practice to reindex the data base periodically in any case.
  1050.  
  1051. 8.4 REP
  1052.      Repricing  inventory is accomplished by entering  a  formula
  1053. which  will  be used to replace the specified  price  level.  For
  1054. example,  if  you wish to replace the LIST field  with  cost+35%,
  1055. enter  the formula as cost*1.35 (the asterisk is the
  1056. multiplication symbol). You will be  prompted  for the  price
  1057. level to replace with the formula and, in  this  case, specify 
  1058. the LIST field. The result will be that the contents  of the 
  1059. LIST  field will be replaced with the contents of  the  cost
  1060. field + 35% (of the cost).
  1061.      Only the COST,RETAIL, and WHOLESALE fields and mathematical
  1062. expressions acting on these fields are permitted in the formula.
  1063.  
  1064. 8.5 INI
  1065.      This function will reset the Sales History, The Transaction
  1066. History, or both.
  1067.  
  1068. 8.6 DEL
  1069.      The (global) deletion utility is provided so that a range of
  1070. records  can be deleted at one time. An entire vendor or
  1071. manufacturer  can be deleted at one time by setting the
  1072. appropriate filter.
  1073. 8.7 IMP
  1074.      The Import/Export functions are available so that data can
  1075. be exported to and from external data files as explained in
  1076. detail below.
  1077.  
  1078. 8.7.1 IMPORT
  1079.      The IMPORT function will cause the data in the transfer data
  1080. base (tinven.dbf and tinven.dbt) to be appended to the inventory
  1081. data base (inven.dbf and inven.dbt). The data in the transfer
  1082. data base might be data imported from an external ASCII file via
  1083. the DBU program (refer to Chapter 9) or it may be data previously
  1084. exported by the ICP program.
  1085.      The IMPORT function checks for existing item number matches
  1086. in the inventory data base as data is being imported. If a match
  1087. is found, the COST field only is updated. If no match is found,
  1088. the record is added to the inventory data base.
  1089.  
  1090. 8.7.2 EXPORT
  1091.      These are the inventory import and export functions as
  1092. described below.
  1093.  
  1094. 8.7.2.1 BARCODE FILE
  1095.      This function will cause the ITEM NUMBER, DESCRIPTion, and
  1096. MINimum to be exported to a comma delimited ASCII file for use by
  1097. the optional bar code printing software.
  1098.  
  1099. 8.7.2.2 INVENTORY FILE
  1100.      This function will cause the inventory data base (inven.dbf
  1101. and inven.dbt) to be exported (copied) to another file
  1102. (tinven.dbf and tinven.dbt) on the disk drive of choice.
  1103.  
  1104. 8.7.2.3 LOCATIONS
  1105.      This option will cause the inventory records with the
  1106. specified location codes to be exported.
  1107.  
  1108. 8.7.3 UPLOAD
  1109.      This option is available as part of the optional bar code
  1110. module so that input from remote scanners can be uploaded through
  1111. the serial port to update inventory balances (count).
  1112.  
  1113. 8.8 FIL
  1114.      The File Manager is a very handy (and powerful) utility that
  1115. will enable you to manage the files on your hard drive including
  1116. the PICS system files.
  1117.      File manager displays a list of files in a scrolling pick
  1118. list. Navigating through the list of files is accomplished by the
  1119. ArrowUp and ArrowDn keys. The ArrowLt and ArrowRt keys are used
  1120. to move through the menu options at the top of the window.
  1121. Pressing Enter will activate the highlighted menu option for the
  1122. file that is currently highlighted. The copy and delete options
  1123. can also be performed on tagged files. Tagging a file is
  1124. accomplished by pressing the Space Bar while the file is
  1125. highlighted. A "tag all" option, F5, can be used to tag all
  1126. files. F6 will "untag" the files.
  1127.  
  1128. 8.8.1 LOOK
  1129.      Views the currently selected file.
  1130.  
  1131. 8.8.2 COPY
  1132.      Copies the selected file to another location either on
  1133. another drive or in another directory. When you desire to archive
  1134. the monthly directories or the \bak (backup) directory  to floppy
  1135. disks for permanent storage, this is the utility to use.
  1136.  
  1137. 8.8.3 RENAME
  1138.      Renames the selected file.
  1139.  
  1140. 8.8.4 DELETE
  1141.      Deletes the selected file.
  1142.  
  1143. 8.8.5 PRINT
  1144.      Prints the selected ASCII file.
  1145.  
  1146. 8.8.6 OPEN
  1147.      Not in use here.
  1148.  
  1149. 9.0 RPT
  1150.      This option prints reports and labels.
  1151.  
  1152. 9.1 REPORTS
  1153.      A descriptive list of all reports in the system can be
  1154. obtained by printing the I_REPORT report.
  1155.      To print a report, select the RPT option (#9) from the Main
  1156. Menu. You will see a list of reports in the window. Highlight the
  1157. desired report and press Enter.
  1158.      Next, you will be given the opportunity to enter a filter,
  1159. to proceed, or to abort the printing process and return to the
  1160. Main Menu.
  1161.      Following the filter option, you will be asked to enter a
  1162. KEY EXPRESSION for the report. This is the index key and will
  1163. determine the sequencing of the records in the report. The
  1164. default for most ICP reports is "vendor+item". This means that
  1165. the reports will appear in vendor order with item numbers in
  1166. order within each vendor. You may index the reports on any field
  1167. or combination of fields. For example, the Abstract Report is in
  1168. order of location+item because this report is used for taking
  1169. inventory and it is desirable for the records to be in order of
  1170. location for this purpose. Refer to Chapter 8 for details.
  1171.  
  1172. 9.1.1 I_ABSTRA
  1173.      The Inventory Abstract is provided to assist the re-counting
  1174. of  inventory. The report is arranged in order of  item  location
  1175. code  and  then  by item number. It will be of  great  help  when
  1176. taking inventory.
  1177.  
  1178. 9.1.2 I_BACKOR
  1179.      The Back Order Report is a  listing  of all items which have
  1180. been back ordered from the vendor.
  1181.  
  1182. 9.1.3 I_COMPOS
  1183.      This report lists all composites and associated composite
  1184. members.
  1185.  
  1186. 9.1.4 I_COSTIN 
  1187.      The inventory costing report. This report should be printed
  1188. along with the Stock Value Report (I_SKVAL1) to show items which
  1189. have been costed according to LIFO or FIFO methods.
  1190.  
  1191. 9.1.5 I_DELETI
  1192.      The inventory Deletion Report is a list of all inventory
  1193. items which have been marked for deletion.
  1194.  
  1195. 9.1.6 I_DISCNT
  1196.      This report details the Inventory Discount Schedule.
  1197.  
  1198. 9.1.7 I_INVORD
  1199.      The Inventory Order Report is a listing of all items where
  1200. the count is less than the min (i.e. ord_status = "y").
  1201.  
  1202. 9.1.8 I_PRICEB
  1203.      This price list includes both the retail and wholesale
  1204. prices.
  1205.  
  1206. 9.1.9 I_PRICER
  1207.      This price list includes only the retail price.
  1208.  
  1209. 9.1.10 I_PRICEW
  1210.      This price list includes only the wholesale price.
  1211.  
  1212. 9.1.11 I_PUROR1
  1213.      This is the Purchase Order Report.
  1214.  
  1215. 9.1.12 I_PUROR2
  1216.      This is the Purchase Order Summary Report.
  1217.  
  1218. 9.1.13 I_PURYTD
  1219.      This is the Purchase Order Year-To-Date Report.
  1220.  
  1221. 9.1.14 I_REPORT
  1222.      This is a listing of all ICP reports and their definitions.
  1223.  
  1224. 9.1.15 I_REPRI1
  1225.      This is the Pre-repricing Report.
  1226.  
  1227. 9.1.16 I_REPRI2
  1228.      This is the Post-Repricing Report.
  1229.  
  1230. 9.1.17 I_SERIAL
  1231.      This is the inventory serial number report. It lists all
  1232. available serial numbers for each serialized item.
  1233.  
  1234. 9.1.18 I_SKVAL1
  1235.      This is the Stock Value Report. The Costing Report
  1236. (I_COSTIN) should be printed with this report to show items which
  1237. have been costed according to LIFO or FIFO methods.
  1238.  
  1239. 9.1.19 I_SKVAL2
  1240.      This is the Stock Value Summary Report.
  1241.  
  1242. 9.1.20 I_SUMMAR
  1243.      This is the Inventory Summary Report.
  1244.  
  1245. 9.1.21 I_TRANHX
  1246.      This is the Transaction History Report.
  1247.  
  1248. 9.1.22 I_VENLST
  1249.      This is the vendor mailing list.
  1250.  
  1251. 9.2 LABELS
  1252.      The bin label and vendor mailing label are included with the
  1253. system as examples. You may make others with the RL program.
  1254.      If you set a filter to cause a label to be printed for a
  1255. single item number, you will be prompted to enter the number of
  1256. labels to  print. Multiple labels can be printed for a single
  1257. item number only.
  1258.  
  1259. 9.2.1 I_BINLBL
  1260.      This is a bin/price label. This label is also available by
  1261. pressing the F6 key.
  1262.  
  1263. 9.2.2 I_CRDFIL
  1264.      This option prints an inventory card (3x5 card). 
  1265.  
  1266. 9.2.3 I_PRILBL
  1267.      This is the inventory price label.
  1268.  
  1269. 9.2.4 I_VENLBL
  1270.      This is a vendor mailing label. It is also available by
  1271. pressing the ) key.
  1272.  
  1273.                                     
  1274.                                Chapter IV
  1275.                         CUSTOMER CONTROL PROGRAM
  1276.  
  1277. INTRODUCTION
  1278.      The Customer Control Program (CCP) is accessed through the 
  1279. PICS Main Menu by selecting option #3 (CCP). 
  1280.      The CCP Menu presents the following options:
  1281.      1. CHX (Customer History)
  1282.      2. ADD (Add records)
  1283.      3. EDT (Edit records)
  1284.      4. FND (Find records)
  1285.      5. BRO (Browse records)
  1286.      6. FTR (Filter data base)
  1287.      7. DSC (Customer Discount Schedule)
  1288.      8. UTL (utilities)
  1289.      9. RPT (Report generator)
  1290.      The operation of the CCP is very similar to the ICP so that
  1291. most of what you learned in Chapter 3 (ICP) will transfer to this
  1292. module. Study Chapter 3 carefully, then read this chapter for a
  1293. discussion of any differences.
  1294.      The screens and the status line function exactly the same in
  1295. the CCP as in the ICP. Refer to Chapter 3 for details.
  1296.      The F3 key will allow you to view and edit the customer
  1297. history for the displayed customer. The history file is
  1298. automatically maintained by the STM system as transactions occur. 
  1299. You may add or edit the history information by first pressing the
  1300. Enter key to retrieve the cursor. Type the appropriate
  1301. information  and press the Enter key again. The cursor will
  1302. disappear and you will be able to use the ArrowRt key to move to
  1303. the next field. Press the Enter key again and repeat the process
  1304. for each field of information. After entering data in the last
  1305. field, press the Enter key to remove the cursor and then press
  1306. Esc to exit the window. 
  1307.      If you desire to delete a line of history, locate the
  1308. desired customer with FND function and open the history file and
  1309. press Enter to retrieve the cursor. Use the Del key to remove the
  1310. customer number (CNUM) and press the Enter key once again to
  1311. remove the cursor. Press the Esc key to exit the window and the
  1312. history line will be deleted.
  1313.      Remember, to make changes in the fields of the history file
  1314. you must have a cursor present. To move from field to field, the
  1315. cursor must be absent. If the CNUM is missing, the record will be
  1316. deleted when you exit the window.
  1317.      The F6 key activates system security.
  1318.      The F7 key activates the memo processor.
  1319.      The F8 key prints a statement for the displayed record.
  1320.      The F9 key prints a customer history for the displayed
  1321. record.
  1322.      The F10 key prints a mailing label for the displayed record.
  1323.  
  1324. 1.0 PHX
  1325.      This function will print the customer history for the
  1326. displayed customer.
  1327.  
  1328.  
  1329. 1.0 ADD
  1330.      Because names and addresses are typically a combination of
  1331. upper/lower case, the CCP does not force upper case as does the
  1332. ICP. For this reason, you must be consistent in the way you enter
  1333. information so that searching will yield consistent results.
  1334.      The customer number, name, and contact name are searchable
  1335. fields. This means that records can be located and displayed by
  1336. searching for information contained in these fields. Blank spaces
  1337. before the character strings of these fields will effect the
  1338. results of a search. That is, a string with a blank space
  1339. preceding is not the same as the string without the leading blank
  1340. space. 
  1341.      In order to make the entry of data more efficient and rapid,
  1342. the CCP is designed to use a record template for adding new
  1343. records. If you are entering a succession of records where
  1344. subsequent records have certain fields in common with previous
  1345. records (for example, the same city, state, zip codes), this
  1346. process can save you much time. The only field that absolutely
  1347. must be changed is the customer number. You will not be allowed
  1348. to have two records with the same customer number. Beyond this,
  1349. if you desire to retain the information in a given field, simply
  1350. hit the Enter key and go on to the next field. If you press any
  1351. key other than the Enter key, the data in the field will
  1352. disappear and you will be able to enter new data.
  1353.      Alternately, you may locate the desired template using the
  1354. find (FND) or browse (BRO) options and then enter the new record
  1355. over the top of the template.
  1356.      1. CUSTOMER #: It is absolutely critical to the operation of
  1357. the system that each customer be given a distinct customer
  1358. number! Numbers can be any alpha-numeric string of up to 5
  1359. characters. We recommend using the first initial of the last name
  1360. followed by the last four digits of the phone number. In this
  1361. way, customers will always know their customer number without
  1362. having to memorize a new number and there is little chance of
  1363. duplication.
  1364.      2. CLASS: The class is used to group customer records into a
  1365. category. If you want to be able to print a customer list (or
  1366. labels) for a certain group of customers only (perhaps those who
  1367. buy a specific product), you will need to identify these
  1368. customers with the class you have selected for that type of
  1369. customer. We recommend using a single digit or letter for each
  1370. class group. If the customer belongs to more than one class,
  1371. simply add the additional class codes to the string. For example,
  1372. If you choose the number 1 as the class for widget users and  2
  1373. as the class for happy campers, you would enter the string "12"
  1374. as the class for all customers who are happy campers and widget
  1375. users. This enables you to use the filter function to isolate all
  1376. widget users  who are also happy campers by setting the filter to
  1377. CLASS CONTAINS 1 AND CLASS CONTAINS 2. Alternately, you could
  1378. isolate just the widget users by setting the filter to CLASS
  1379. CONTAINS 1. Note that if you set the filter to CLASS EQUALS 1,
  1380. you will isolate customers who are widget users and have no other
  1381. code numbers in the string!
  1382.      3. CUSTOMER NAME: This is the business name unless the
  1383. record describes an individual.  We recommend  you enter
  1384. individual names as last name, first name, initial so that all
  1385. customers with the same last name may be easily located. It is
  1386. important to be consistent if you put a space between the comma
  1387. and the first letter of the first name.
  1388.      Fields 4-9 are the  shipping address (or home address if
  1389. this record is for an individual) for the customer. Fields 15-20
  1390. are the billing/mailing address (work address if this record is
  1391. an individual). In the add record mode, the shipping address
  1392. group will be copied to the billing/mailing address group. You
  1393. can change these entries if the addresses are different.
  1394.      4. ADDRESS1: The first address line. For example, "123 Any
  1395. Street". 
  1396.      5. ADDRESS2: The second line of the address. For example,
  1397. "Suite 1".
  1398.      6-9. CITY, STATE, ZIP, PHONE: Completes the mailing address.
  1399.      10. DEALER: If the record describes a dealer who will
  1400. receive the wholesale price for items you sell, put a "Y" in this
  1401. field. You will be able to edit the selling price but the dealer
  1402. (wholesale) price will be the default price level used in the
  1403. STM.
  1404.      11. TERMS: Customer credit terms.
  1405.      12. LIMIT: This is the credit limit for the customer.
  1406.      13. STATEMENT: If you enter a "0" in this field, no
  1407. statement will be printed for this customer. A "1" will cause a
  1408. statement to be printed without interest added. A "2" will cause
  1409. a statement to be printed and interest will be computed.
  1410.      14. TAX: Enter a "Y" if this customer is taxed. Remember, in
  1411. order for an inventory item to have a taxable default in the STM,
  1412. both this field and the inventory item TAX field must be "Y".
  1413.      15. TAXRATE: This is the tax rate for this customer (state).
  1414. If there is an entry in this field, , it will be used as the
  1415. basis of any sales tax computed for this customer during a sales
  1416. transaction rather than the tax entry made in the Setup Program
  1417.      16. TAX ID: This is the customer's sales tax ID number, if
  1418. applicable. This number is not used by the system. It is recorded
  1419. for reference only.
  1420.      17. CONTACT: This is the name of the contact person for this
  1421. customer (business). In addition, this is the name that will be
  1422. printed on mailing labels. Enter the name exactly as you want it
  1423. to appear on labels. For, example, "Mr. J. Scott Bigler".
  1424.      18. FAX: This is the fax number.
  1425.      19-24: This is the shipping address (or work address if this
  1426. record is for an individual) information for this customer. 
  1427.      Always press the Enter key after completing the entry for a
  1428. field. If you fail to do this (i.e. if you use the cursor keys to
  1429. move to the next field), the data you entered will be lost. The
  1430. cursor keys may be used to move to the next field (ArrowDn or
  1431. ArrowRt) or to a previous field (ArrowUp or ArrowLt) but if
  1432. changes are made, you must press Enter  before leaving the field.
  1433.  
  1434. 3.0 EDT
  1435.      The edit function (EDT) is used to change information in the
  1436. record. After the field is changed, press the Enter key to assure
  1437. that the changes are permanent. Press the Esc key if you wish to
  1438. pass over any remaining fields.
  1439.      Notice that you cannot edit thew customer number. This
  1440. prevents inadvertently duplication of customer number in the edit
  1441. mode.
  1442.  
  1443. 4.0 FND
  1444.      Locating a certain record can be accomplished most quickly
  1445. with the FND function. You will be able to locate records by the
  1446. (customer) NUMBER, NAME, CONTACT.
  1447.      Notice that the field you search on (number, name, contact) 
  1448. will determine the order of the records in the data base. For
  1449. example, if you search on name, the records will be sequenced in
  1450. order of the customer name (alphabetic). If you search for a
  1451. specific name and then browse (BRO) the data base, you will see
  1452. that the records remain in order by name. The order of the
  1453. records will be indicated in the lower left corner of the screen
  1454. by a single word (CNUM, NAME, CONT,) representing the index in
  1455. use. This index will remain in use until changed. If, for
  1456. example, you wish to return to a record sequence based upon the
  1457. customer number, search (FND) on CNUM and simply hit the Enter
  1458. key when prompted for a customer number to find. 
  1459.  
  1460. 5.0 BRO
  1461.      The browse function enables you to view a range of records.
  1462. You may browse the entire data base or a restricted segment of
  1463. the data. Browsing a certain range of records can be facilitated
  1464. in one of two ways. 
  1465.      You can set the filter to include only those records you
  1466. wish to view or you can locate the first record in the data base
  1467. containing that desired information (using the FND function) and
  1468. then browse the range of records matching this criterion. The
  1469. difference between these two methods lies in the fact that the
  1470. filtered data base will give you an end-of-file (<eof>) signal at
  1471. the end of the range and you will not be able to browse beyond
  1472. this point. Alternately, if you used the FND function to locate
  1473. the first record in the data base containing the desired
  1474. information, you will be able to browse through the data you
  1475. desire to view and on to the actual end of the file. Furthermore,
  1476. a filter can be set for any field or combination of fields
  1477. whereas the FND function only operates on the searchable fields.
  1478.      Notice that if you press the Enter key while in the Browse
  1479. Window, the highlighted record will be displayed in full-screen
  1480. mode. Alternately, when you select Browse, the displayed record
  1481. becomes the starting point for the Browse.
  1482.  
  1483. 6.0 FTR
  1484.      The filter function is one of the most powerful and useful
  1485. function of the system. With this feature you will be able to
  1486. cause the data base to act as if it contains only the desired
  1487. range of records. You can set a simple filter isolating a single
  1488. record or a complex filter including, excluding and relating
  1489. fields by using the and/or logical operators.
  1490.      Once set a filter will remain in effect until you cancel or
  1491. modify it. You will see the <filtered> flag at the bottom left
  1492. corner of the screen if a filter is in effect.
  1493.      Filters can be used to limit most of the CCP functions
  1494. including viewing, browsing, ordering and receiving inventory and
  1495. report generation.
  1496.      The Filter function is case sensitive and you must pay
  1497. attention to case in the target value.
  1498.  
  1499. 7.0 DSC
  1500.      This is the Customer Discount Schedule for the displayed
  1501. customer. Enter the VENDOR to be discounted or enter "ALL" for
  1502. all vendors. If the sales (dollar) volume of the transaction is
  1503. from 0 to VOLUME1, DISC1 will apply. Sales from VOLUME1+1 to
  1504. VOLUME2 will be discounted at the DISC2 rate, etc. Sales
  1505. exceeding VOLUME3 will be discounted at the DISC4 rate. If, for
  1506. example, all vendors are to discounted 10% for this customer,
  1507. enter "999999.99" for VOLUME1 and "10" for DISC1.
  1508.  
  1509. 8.0 UTL
  1510.      The utility function includes the Pack, Backup, Reindex, and
  1511. Deletion utilities.
  1512.  
  1513. 8.1 PAK
  1514.      Packing the data base permanently removes the deleted
  1515. records. Therefore, before packing it is desirable to print a
  1516. Deletion Report in order to verify the records to be removed. It
  1517. is also a good idea to keep the Deletion Reports as a permanent
  1518. hard copy record of all deletions. 
  1519.      Prior to the actual packing of the data base, deleted
  1520. records can be recalled. In addition to the toggle feature in the
  1521. Del key, you may specify a range to recall and undelete a large
  1522. number of records all at once.
  1523.  
  1524. 8.2 BKU
  1525.      The Backup utility is provided here, in the ICP Utility
  1526. function and in the logoff screen of the main system. Files are
  1527. backed up into the \bak directory.
  1528.  
  1529. 8.3 IDX
  1530.      This is a general housekeeping utility that is provided as a
  1531. means of repairing damaged or corrupted index files. If you are
  1532. unable to locate a record that you have good reason to believe is
  1533. in the data base... reindex!
  1534.  
  1535. 8.4 MRG
  1536.      This function causes the address data base to be copied to
  1537. the merge.txt file as a comma delimited ASCII (text) file. From
  1538. here, the information can be merged by most standard word
  1539. processors.
  1540.  
  1541. 8.5 DEL
  1542.      The (global) deletion utility is provided so that a range of
  1543. records can be deleted at one time. 
  1544.  
  1545. 8.6 IMP
  1546.      This is the CCP Import/Export Utility. As in the ICP
  1547. Program, data can be exported to and imported from a floppy disk. 
  1548.  
  1549. 8.6 FIL
  1550.      The FileManager is provided here, in the UTL menu of the ICP
  1551. program and in the System Utilities Menu. Please consult Chapter
  1552. 3 for details.
  1553.  
  1554. 9.0 RPT
  1555.      The CCP report generator currently includes many different
  1556. reports and labels.
  1557.  
  1558. 9.1 REPORTS 
  1559.      To print a report, select the RPT option from the Command
  1560. Bar of the Main Menu. You will see a list of reports in the
  1561. window. Highlight the desired report and press the Enter key.
  1562.      Next, you will be given the opportunity to enter a filter
  1563. expression for the report. , to proceed, or to abort the printing
  1564. process.
  1565.      Following the filter option, you will be asked to enter a
  1566. KEY EXPRESSION for the report. This is the index key and will
  1567. determine the sequence of the records in the report. You may
  1568. index on any field or combination of fields as long as the fields
  1569. are of the same type.
  1570.  
  1571. 9.1.1 C_BACKOR
  1572.      This is the Customer Backorder Report. It is a list of
  1573. inventory items backordered to a specific customer.
  1574.  
  1575. 9.1.2 C_CUSTHX
  1576.      This is the Customer History Report and is a list of each
  1577. customer's purchases.
  1578.  
  1579. 9.1.3 C_CUSTLI1
  1580.      This is the standard customer list.
  1581.  
  1582. 9.1.4 C_CUSTLI2
  1583.      This is the Customer Number Reference and includes only the
  1584. customer number and customer name. 
  1585.  
  1586. 9.1.5 C_DELETI
  1587.      The Deletion Report for the customer data base.
  1588.  
  1589. 9.1.6 C_DISCNT
  1590.      This is the Customer Discount Schedule.
  1591.  
  1592. 9.1.7 C_REPORT
  1593.      Lists all customer reports.
  1594.  
  1595. 9.1.8 C_STMTSU
  1596.      This is the Receivables Summary.
  1597.  
  1598. 9.2 LABELS
  1599.      This option allows you to print any one of the ten
  1600. pre-defined labels described below.
  1601.      If you set a filter to cause a label to be printed for a
  1602. single customer number, you will be prompted to enter the number
  1603. of labels to print. Multiple labels can be printed for single
  1604. customer numbers only.
  1605.  
  1606. 9.2.1 C_LABL1M
  1607.      3 1/2 x 15/16 x 1 mailing label.
  1608.  
  1609. 9.2.2 C_LABL1S
  1610.      3 1/2 x 15/16 x 1 shipping label.
  1611.  
  1612. 9.2.3 C_LABL2M
  1613.      3 1/2 x 15/16 x 2 mailing label.
  1614.  
  1615. 9.2.4 C_LABL2S
  1616.      3 1/2 x 15/16 x 2 shipping label.
  1617.      
  1618. 9.2.5 C_LABL3M
  1619.      3 1/2 x 15/16 x 3 mailing label.
  1620.  
  1621. 9.2.6 C_LABL3S
  1622.      3 1/2 x 15/16 x 3 shipping label.
  1623.  
  1624. 9.2.7 C_LABL4M
  1625.      3 1/2 x 15/16 x 4 mailing label.
  1626.  
  1627. 9.1.8 C_LABL4S
  1628.      3 1/2 x 15/16 x 4 shipping label.
  1629.  
  1630. 9.2.9 C_LABL5M
  1631.      4 x 7/16 x 1 mailing label
  1632.  
  1633. 9.2.10 C_LABL5S
  1634.      4 x 7/16 x 1 shipping label.8.2.11 C_ORGAN
  1635.      Prints address labels for a daily organizer. This label is
  1636. provided for reference. Study it for details about creating
  1637. labels.
  1638.  
  1639.  
  1640.  
  1641.                                 Chapter V
  1642.                       SALES TRANSACTION MANAGEMENT
  1643.  
  1644. INTRODUCTION
  1645.      The Sales Transaction Management Program is accessed through
  1646. the PICS Main Menu by selecting option #1 (STM).
  1647.      The STM Menu presents the following options:
  1648.      1. SELL: Sell inventory.
  1649.      2. ROA: Receive On Account.
  1650.      3. PAY OUT: Pay out of the cash drawer.
  1651.      4. CREDIT: Return merchandise.
  1652.      5. MANAGER: This is the system manager module.
  1653.  
  1654. 1.0 SELL
  1655.      Before a sale transaction can be processed, it is necessary
  1656. to identify the sales person  to which the transaction applies.
  1657. The name entered here will remain until changed. This name can be
  1658. a sales person's actual name or code. 
  1659.  
  1660. 1.1 ENTER CUSTOMER CODE
  1661.      You can enter the customer number directly if it is known.
  1662. This is the fastest method of identifying the customer.
  1663.      Customer number 1 is reserved for cash customer/retail and
  1664. customer number 2 is reserved for cash customer/wholesale. These
  1665. two customer numbers are options when you do not desire, for
  1666. whatever reason, to identify the customer more specifically (by
  1667. name). 
  1668.  
  1669. 1.2 ADD/LOCATE CUSTOMER
  1670.      Selecting this option causes the CCP screen to appear.
  1671. Locate the desired customer using the find (FND) or browse (BRO)
  1672. function. Once the customer has been located, simply RETURN to
  1673. the transaction and proceed. The customer record will be locked
  1674. in and the transaction will be processed for this customer. Refer
  1675. to Chapter 4 for discussions of the FND and BRO functions
  1676. respectively.
  1677.      Generally, it is desirable to use customer #1 (or customer
  1678. #2 for wholesale customers) for new customers and then add them
  1679. to the customer data base at a more convenient time. Be sure to
  1680. have the customer fill out an information card while you process
  1681. the sale so that you will have the necessary information. Of
  1682. course, the customer information must be added to the data base
  1683. before the transaction occurs if it is to be a charge sale. Refer
  1684. to chapter 4 for detailed information about entering new customer
  1685. records. 
  1686.      If you decide to enter the new customer at the time of the
  1687. sale, select the ADD option from the CCP Menu and enter the new
  1688. record. Then  simply RETURN to the transaction and proceed. The
  1689. customer record will be locked-in and the transaction will be
  1690. processed for this customer.
  1691.      If the selected customer has exceeded his credit limit or if
  1692. he is past due on a credit account, you will be alerted as to the
  1693. customer status before proceeding with the transaction.
  1694.  
  1695. 1.2 RESTORE
  1696.      This option allows you to restore an invoice that was
  1697. previously saved. After selecting this option the Invoice
  1698. Selection Window appears and you will have a number of options
  1699. available regarding saved invoices. These options appear at the
  1700. top of the window. Use the ArrowUp or ArrowDn keys to highlight
  1701. the desired invoice then use the ArrowRt or ArrowLt keys to
  1702. highlight the desired option (discussed below) and press the
  1703. Enter key.  You can also select the desired option by pressing
  1704. the first letter of the option name followed by the Enter key.
  1705. For example, to "Open" the highlighted invoice, press "O" and
  1706. then Enter.
  1707.  
  1708. 1.2.1 LOOK
  1709.      This option will open the invoice in full screen view only
  1710. mode so that you can see the details of the invoice before
  1711. selecting it. Press the Esc key to return to the Selection
  1712. Window.
  1713.  
  1714. 1.2.2 COPY
  1715.      This option will enable you to copy an invoice to or from
  1716. another directory. 
  1717.  
  1718. 1.2.3 RENAME
  1719.      This option will allow you to rename an invoice. This is not
  1720. recommended because the original invoice number will remain in
  1721. the customer history file, journal and other registers.
  1722.  
  1723. 1.2.4 DELETE
  1724.      This option can be used to delete a single invoice or,
  1725. alternately, you can tag a series of invoices for deletion by
  1726. pressing the Space Bar. (See Chapter 8 for details). Again, this
  1727. is not recommended because deleting the invoice here does not
  1728. remove it from the customer history file or from the sales
  1729. journal and registers.
  1730.  
  1731. 1.2.5 PRINT
  1732.      This option is not enabled in this function. To re-print an
  1733. invoice you must OPEN it then select the PRNT option at the
  1734. conclusion of the transaction as discussed below.  This option is
  1735. able to print ASCII (text) files only.
  1736.  
  1737. 1.2.6 OPEN
  1738.      This option will open the invoice into the transaction
  1739. window.
  1740.      If you press the F10 key while the list of invoices is
  1741. displayed in the Selection Window, another window will be opened
  1742. which will enable you to browse the Journal. This will help you
  1743. to isolate the invoice you need by relating the customer number,
  1744. date, and time to each invoice. After identifying the invoice
  1745. number, press the Esc key to close the Journal and select the
  1746. invoice as described above. 
  1747.  
  1748. 1.3 CONTINUE
  1749.      Select this option if you are creating a new invoice rather
  1750. than restoring  a previously transacted one.
  1751.  
  1752. 1.4 ITEMIZATION
  1753.      Once the Transaction Window appears, you will see that the
  1754. SOLD field is highlighted but no cursor is visible. To retrieve
  1755. the cursor so that information can be entered into the field,
  1756. press the Enter key.  Once you have entered the information for
  1757. the highlighted field, press the Enter key again to remove the
  1758. cursor so that you may move to other fields using the ArrowRt or
  1759. ArrowLt keys. Remember, the cursor must be visible in order to
  1760. enter information into a field and it must be absent in order to
  1761. move to another field.
  1762.      Enter the quantity sold (SOLD) and the quantity backordered
  1763. (BKORD). The quantity backordered will be subtracted from the
  1764. quantity sold and the customer will be invoiced for this amount.
  1765. The quantity sold will appear on the invoice as the quantity
  1766. ordered. The difference between the quantity sold and the
  1767. quantity backordered will appear on the invoice as the quantity
  1768. shipped. Examine the invoice you received from EMS as an example.
  1769.      Customer backorders will be recorded in the customer
  1770. backorder file. Print the C_BACKOR report to see a list of
  1771. current customer backorders.
  1772.      To clear a backorder, enter the quantity being shipped in
  1773. the SOLD field and the negative of this amount in the backorder 
  1774. (BKORD) field. If this number  is equal to or greater than the
  1775. amount on backorder for this customer and item number, the
  1776. backorder will be cleared.
  1777.       After entering the quantity sold and the quantity to
  1778. backorder (if any), enter the item number. If the item number is
  1779. located in the inventory data base, the price and extended price
  1780. (price x sold) will be displayed in the Transaction Window (To
  1781. view the description and other fields, simply pan right using the
  1782. ArrowRt key). Once you have entered an item number and pressed
  1783. the Enter key, the item, description, and count will be displayed
  1784. just below the Navigation Bar. If the count is zero for the item,
  1785. a tone will sound and the count will flash. This does not mean
  1786. the item transaction cannot continue but rather is a warning to
  1787. verify stock levels. PICS will allow you to sell items not in
  1788. inventory and to sell more than the quantity on hand.
  1789.      If an entry exists in the SUPR (superseded) field for the
  1790. item number in the inventory record, you will be prompted about
  1791. substituting the superseded number for the one entered.
  1792.      Enter any discounts for the item in the DISC field. Enter
  1793. the discount as a percent. For example, 10  will be interpreted
  1794. as 10%. You will be able to enter an overall invoice discount
  1795. when the transaction terminates.  
  1796.      The symbol in the TAX field is determined by the entry in
  1797. the TAX field of the inventory record and by the entry in the
  1798. TAXABLE field of the customer record. If either of these fields
  1799. contain a "N", the tax default  here will be "N" (or nothing at
  1800. all if the item was not located ) , however, you may change it if
  1801. necessary. You may also edit the price of the item if you wish.
  1802. The price will be extended (sold x price) automatically.
  1803.      It makes no difference what order of entry is used. If you
  1804. enter the item number first, the price will be displayed (if the
  1805. item is located in the inventory data base). This is great for
  1806. checking the price of an item. If you have nothing (or 0) entered
  1807. in the SOLD field, the item will be deleted from the transaction
  1808. when the invoice is printed.
  1809.      It is possible to sell items not in inventory. Simply enter
  1810. the item as usual. You will have to supply the price and
  1811. description since that information will not be available
  1812. otherwise.
  1813.      To add a new item, press the Enter key to remove the cursor
  1814. then press the ArrowUp key. A blank line will be inserted.
  1815.      If you are not certain of an item number, you may search the
  1816. inventory data base without terminating the transaction. Pressing
  1817. the F10 key while in the Transaction Window will open the
  1818. Inventory Browse Window. You will be prompted to select the
  1819. active index for the browse. This determines the sequence of
  1820. records for the browse. This feature makes it possible to look-up
  1821. an item number if you know only the description, etc.
  1822.      You will be prompted for a locator after you select the
  1823. index for the browse. This will position you in the data base so
  1824. that you can begin the browse at the point of interest. Remember
  1825. to use caps in the locator if the information is in the data base
  1826. is in caps.
  1827.      When you locate the desired item, highlight that item in the
  1828. Browse Window and press the Enter key. The item will be copied
  1829. into the Transaction Window automatically.
  1830.      If you are selling a serialized item, you will be prompted
  1831. to select the correct serial number from all available serial
  1832. numbers for that item.
  1833.      You may comment an invoice by pressing the Ctrl+End keys.
  1834. Enter the comment in the field provided then press the ArrowUp
  1835. key to enter another line of comment. When you have finished
  1836. commenting, press the Ctrl+Home keys to return to the invoice
  1837. form. You can have as many comments as necessary placed anywhere
  1838. in the body of the invoice. 
  1839.      The transaction is built up using this full screen editing
  1840. capability until you terminate the transaction by pressing the
  1841. Esc key. You are then prompted to enter the invoice discount,
  1842. labor and shipping charges.
  1843.  
  1844. 1.5 INVOICE DISCOUNT
  1845.      The invoice discount will effect the overall invoice (all
  1846. items). This prompt will not appear if the customer or inventory
  1847. discount schedules are active (customer or inventory item
  1848. discounts have been entered).
  1849.  
  1850. 1.6 LABOR
  1851.      The overall labor charges are entered next. You may also
  1852. set-up an inventory record for a unit of labor (hourly) and enter
  1853. the labor charge as a line item on the invoice. This is useful if
  1854. you have different labor rates.
  1855.  
  1856. 1.7 SHIPPING
  1857.      Shipping charges are entered here. The ship via information
  1858. will be printed on the invoice. 
  1859.  
  1860. 1.7 TERMINATE TRANSACTION
  1861.      The Command Bar now contains a series of options for
  1862. resolving the transaction. The comment that appears in the popup
  1863. window will print on the invoice just below the last item listed.
  1864. If you press Esc when the window appears, no comment will be
  1865. printed. If you press Enter the displayed comment will print. If
  1866. you type a new comment in the window and press Enter, the new
  1867. comment will print but will not be saved. If you precede the new
  1868. comment with "*", the new comment will be saved.
  1869.  
  1870. 1.7.1 CASH
  1871.      If the method of payment is cash, select this option. 
  1872.      The COMMENT displayed will print in the body of the invoice
  1873. after the last line item. You may change the comment by typing
  1874. whatever you like. If you want to make the new comment the
  1875. default in place of the original comment, proceed it with "*".
  1876. For example, "*HAVE A NICE DAY" will become the default comment.
  1877.      Enter the check number or PO in the REFERENCE field then
  1878. enter the amount tendered. Notice that the amount tendered cannot
  1879. be less than the amount due. It is possible, however, for the
  1880. amount tendered to be greater than the amount due. In this case,
  1881. change will be computed and displayed when the transaction is
  1882. complete. 
  1883.      If you elect to save the invoice, the number displayed will
  1884. be the last invoice printed + 1. You will be asked to verify the
  1885. invoice number. If the invoice number you entered already exists,
  1886. you be prompted to overwrite, correct (the invoice number) or
  1887. continue (which will NOT save the current invoice in favor of the
  1888. existing invoice).
  1889.      Finally, either PRINT the invoice or CONTINUE. If you elect
  1890. to continue, the transaction will be concluded and terminated
  1891. without printing the invoice. The journal, monthly register,
  1892. customer history, inventory data base (COUNT and TL_SOLD) will be
  1893. updated.
  1894.  
  1895. 1.7.2 CHRG
  1896.      Two types of charges are supported by the PIC System, Credit
  1897. card charges and customer accounts.
  1898.  
  1899. 1.7.2.1 CREDIT CARD
  1900.      This option as well as the customer account option will
  1901. allow the transaction to be split between cash and charge. Enter
  1902. the amount of the cash first, then the amount charge.
  1903.  
  1904. 1.7.2.2 CUSTOMER ACCOUNT
  1905.      This option will cause the amount of the charge to be posted
  1906. to the customer account where balances due will be aged according
  1907. to the interest specified in the Setup Program.
  1908.  
  1909. 1.7.3 PRNT 
  1910.      This option allows you to print (or re-print) an invoice
  1911. then terminates without effecting the inventory, registers or
  1912. journals.
  1913.  
  1914. 1.7.4 PROP
  1915.      If you desire to produce a proposal (including labor and
  1916. shipping charges if any), simply enter the transaction as usual
  1917. then select the PROPosal option. The invoice generated will be
  1918. identified as "PROPOSAL" and the registers and data bases will
  1919. not be effected. You may restore this invoice later for
  1920. conversion to a cash or charge transaction.
  1921.  
  1922. 1.7.5 PKLS
  1923.      This option will print a pick list which can be passed to
  1924. the warehouse, etc. so that the order can be filled. After the
  1925. order is filled, the pick list can be converted by recalling the
  1926. pick list (invoice) and completing the transaction as a sale
  1927. (cash or charge).
  1928.  
  1929. 1.7.6 WKOR
  1930.      This option prints a work order. Comment the invoice to
  1931. indicate the equipment to be repaired and the work to be done.
  1932. See Section 1.4 for details.
  1933.  
  1934. 1.7.7 SAVE
  1935.      This option allows you to save an invoice (work-in-progress)
  1936. to be recalled at another time. The default file name for the
  1937. invoice is the current invoice number. 
  1938.      This feature also allows you to do automatic invoicing. For
  1939. example, if you invoice several customers the same amount each
  1940. month for a service contract, etc., simply invoice any one of
  1941. them and save the invoice as described above. Then, invoice each
  1942. of the others by restoring the invoice saved here. Also, you may
  1943. save an invoice then restore it in another transaction to print
  1944. as an estimate. This makes it possible to print the estimate as
  1945. many times as necessary before converting it to a transaction of
  1946. a different type.
  1947.  
  1948. 1.8 ABORT
  1949.      If this option is selected, the sale will be aborted and all
  1950. registers and the data bases will be unaffected.
  1951.  
  1952. 2.0 ROA (RECEIVE ON ACCOUNT)
  1953.      This module will enable you to process payments received
  1954. against previous charge sales.  The ROA function is "invoice
  1955. specific" in that ROA's must be posted to a specific invoice.
  1956. However, the CREDIT function (Sec 4.0) may be used to post to a
  1957. customers account in general. 
  1958.  
  1959. 2.1 ENTER CUSTOMER CODE
  1960.      It is first necessary to identify the customer account to
  1961. which the ROA will be applied. You can enter the customer number
  1962. directly if it is known
  1963.  
  1964. 2.2 LOCATE CUSTOMER
  1965.      You may search for the customer record just as in the sale
  1966. transaction. If there are no account balances for the customer,
  1967. ACCOUNT NOT LOCATED  will appear and you will be prompted to TRY
  1968. AGAIN or to RETURN to the STM Menu. If, on the other hand, a
  1969. balance does exist for the customer, the Statement Window will
  1970. appear indicating the DATE (of the transaction), INVOICE, DEBIT,
  1971. CREDIT, INTEREST, and BALANCE.
  1972.  
  1973. 2.3 BROWSE
  1974.      This option will enable you to browse invoices for all
  1975. customers. You may post to any invoice for any customer.
  1976.      ROAs are invoice specific. That is, each ROA is posted to a
  1977. specific invoice balance and not to the customers account
  1978. balance. Notice that the first invoice in the customers statement
  1979. is displayed. There may be others and you can view these by using
  1980. the NEXT INVOICE and PREVIOUS INVOICE options discussed below.
  1981. ROAs are usually posted to the oldest invoice in the statement
  1982. first and in the event that the amount tendered is greater than
  1983. the balance in the oldest invoice, you will need to move to the
  1984. next oldest invoice to post the balance of the receivable. Post
  1985. only the amount you wish to credit to the displayed invoice. If
  1986. you post more than is due, a credit memo will be generated for
  1987. this invoice. Excess amounts are NOT automatically carried over
  1988. to the next invoice. This must be done manually.
  1989.  
  1990. 2.4 PREVIOUS INVOICE
  1991.      This option will move the display in the Statement Window to
  1992. the next invoice in the statement for this customer. 
  1993.  
  1994. 2.5 NEXT INVOICE
  1995.      Moves the display to previous invoice.
  1996.  
  1997. 2.6 POST CREDIT
  1998.      Enter the amount of the ROA. Remember, the amount here
  1999. cannot be greater than the balance due for this invoice unless
  2000. you intend to create a credit memo. You may have to split the
  2001. amount between the two oldest invoices for this customer.
  2002.  
  2003. 2.6.1 CORRECT
  2004.      This option allows you to change the amount of the credit
  2005. (ROA) for this invoice. Notice that if you select this option,
  2006. the original credit and balance is restored to the display.
  2007.  
  2008. 2.6.2 CONTINUE
  2009.      You must finally select this option before the amount posted
  2010. will be applied to this account. From here, you will have the
  2011. option of verifying the invoice (receipt) number for this
  2012. transaction. Even if you do not intend to print the invoice,
  2013. verify the number for the journal record and then select CONTINUE
  2014. instead of PRINT when these options are presented.
  2015.  
  2016. 2.6.3 ABORT
  2017.      Select this option if you desire to return to the STM Menu.
  2018.  
  2019. 3.0 PAID OUT
  2020.      The paid-out transaction is very simple and involves only
  2021. entering the amount that you are removing from the till. This
  2022. amount will be subtracted from the cash total in the Monthly
  2023. Register and the transaction will be recorded in the Monthly
  2024. Journal.
  2025.  
  2026. 4.0 CREDIT (MERCHANDISE RETURN)
  2027.      Merchandise is returned almost exactly as it is sold. The
  2028. customer is identified and the original invoice is restored or
  2029. reconstructed (hopefully from the original invoice) just as it
  2030. was originally entered. If the original transaction was a charge,
  2031. then the corresponding credit (merchandise return) transaction
  2032. should also be a charge transaction in order to credit the
  2033. customers charge account. 
  2034.      For each inventory item on the invoice you will be prompted
  2035. about whether you desire to return the item to stock or not.
  2036. Obviously, you will not be returning damaged  merchandise to
  2037. inventory, however, you will be allowed to make that choice for
  2038. each item returned.  Obviously, if the item being returned does
  2039. not currently exist in the inventory data base, you will not be
  2040. so prompted.
  2041.      The CREDIT function may also be used to post ROA,s to the
  2042. customer's account rather than to a specific invoice. In this
  2043. case, simply enter the amount of the credit and as a negative
  2044. number and conclude the credit transaction as a charge
  2045.  
  2046. 5.0 MANAGER
  2047.      This is the  system management module.  
  2048.  
  2049. 5.1 READ REGSTRS
  2050.      Use this option to produce register printouts without
  2051. affecting the contents of the various registers (as described
  2052. below).
  2053.  
  2054. 5.1.1 PRINT COVER SHEET
  2055.      The cover sheet lists the registers printed and also
  2056. contains a non-disclosure warning
  2057.  
  2058. 5.1.2 PRINT JOURNAL
  2059.      Prints the Journal. This is a record of all transactions
  2060. that have occurred on the system. 
  2061.  
  2062. 5.1.3 PRINT MONTHLY REGISTER
  2063.      Prints the Monthly Register. These are the department and
  2064. "group" totals for the system. 
  2065.  
  2066. 5.1.4 PRINT YEARLY REGISTER
  2067.      This register contains totals as of the last time the
  2068. Monthly Register was initialized (reset). It does not include the
  2069. current contents of the Monthly Register.
  2070.  
  2071. 5.1.5 PRINT STOCK VALUE SUMMARY
  2072.      Prints Stock Value Summary .
  2073.  
  2074. 5.1.6 PRINT ITEM HISTORY SUMMARY
  2075.      Prints a summary of sales  totals by item number. A similar
  2076. report is the Customer History Summary  which lists sales totals
  2077. by customer.
  2078.  
  2079. 5.1.7 PRINT CUSTOMER HISTORY SUMMARY
  2080.      Prints a summary of sales totals by customer. A similar
  2081. report is the Item History Summary  which lists sales totals by
  2082. item number.
  2083.  
  2084. 5.1.8 PRINT RECEIVABLE SUMMARY
  2085.      Prints the Receivable (statement) Summary.
  2086.  
  2087. 5.1.9 PRINT YEARLY REGISTER
  2088.      The yearly register contains the accumulated monthly
  2089. register totals. Each time the monthly register is reset, the
  2090. totals are transfered to the yearly register.
  2091.  
  2092. 5.2 RESET REGSTRS
  2093.      Resets the registers and prints a read-out of the totals.
  2094. This process should be accomplished on a regular basis. We
  2095. recommend at least monthly.
  2096.  
  2097. 5.2.1 DATE
  2098.      The date prompt is available so that you can specify the
  2099. month  to be reset. 
  2100.  
  2101. 5.2.2 BACKUP
  2102.      Select this option to backup all registers and other data to
  2103. the "/bak" directory before resetting.
  2104.  
  2105. 5.2.3 ARCHIVE DIRECTORY
  2106.      You must specify the directory into which archived files
  2107. will be copied. We recommend the number of the month be used for
  2108. directory names. By default, this will be the month of the DATE
  2109. entered above.
  2110.  
  2111. 5.2.4 PRINT COVER SHEET
  2112.      Prints the cover sheet for the Management Group.
  2113.  
  2114. 5.2.5 ARCHIVE INVOICES
  2115.      This option will copy all invoices in your active directory
  2116. to the archive directory specified above.
  2117.  
  2118. 5.2.6 INITIALIZE INVOICES
  2119.      This option will delete the invoices from the active
  2120. directory.
  2121.  
  2122. 5.2.7 PRINT JOURNAL
  2123.      This option will print a copy of the current journal.
  2124.  
  2125. 5.2.8 ARCHIVE JOURNAL
  2126.      This option will copy the journal to the archive directory.
  2127. You will be prompted for a file name for the journal. The default
  2128. file name will be the "JNL"+the number of the current month+the
  2129. number of the day (for example, "JNL603" would be the journal for
  2130. the third day of the sixth month.
  2131.  
  2132. 5.2.9 INITIALIZE JOURNAL
  2133.      This option will cause the journal to be reset.
  2134.  
  2135. 5.2.10 PRINT MONTHLY REGISTER
  2136.      Prints the Monthly Register.
  2137.  
  2138. 5.2.11 ARCHIVE MONTHLY REGISTER
  2139.      This option will transfer the totals to the Yearly Register. 
  2140.  
  2141. 5.2.12 INITIALIZE MONTHLY REGISTER
  2142.      This option will reset the monthly register.
  2143.  
  2144. 5.1.16 PRINT STOCK VALUE SUMMARY
  2145.      Prints Stock Value Summary.
  2146.  
  2147. 5.2.17 PRINT ITEM HISTORY SUMMARY
  2148.      Prints the Item History Summary.
  2149.  
  2150. 5.2.18 PRINT CUSTOMER HISTORY SUMMARY
  2151.      Prints the Customer History Summary.
  2152.  
  2153. 5.2.19 ARCHIVE CUSTOMER HISTORY
  2154.      You will be prompted for a file name for the Customer
  2155. History. The default file name will be the "CHX"+the number of
  2156. the current month+the number of the day (for example, "CHX603"
  2157. would be the customer history for the third day of the sixth
  2158. month. Only the customer history activity for the current month
  2159. will be archived.
  2160.  
  2161. 5.2.20 INITIALIZE CUSTOMER HISTORY
  2162.      This option will delete  the current month of the customer
  2163. history file.
  2164.  
  2165. 5.2.21 PRINT RECEIVABLE SUMMARY
  2166.      Prints the Receivable Summary.
  2167.  
  2168. 5.2.22 PRINT YEARLY REGISTER
  2169.      Prints the yearly register
  2170.  
  2171. 5.2.23 ARCHIVE YEARLY REGISTER
  2172.      Archives the yearly register.
  2173.  
  2174. 5.2.24 INITIALIZE YEARLY REGISTER
  2175.      Initializes (deletes) the yearly register.
  2176.  
  2177. 5.2.31 INITIALIZE INVENTORY HISTORY
  2178.      There are two inventory histories. The Inventory Sales
  2179. History is derived form the Customer History and the Inventory
  2180. Transaction History includes the sell, order, receive, and
  2181. transfer transactions. Both may be initialized here.   
  2182.  
  2183. NOTE: We recommend the following schedule for the read/reset
  2184. functions: 1. Read the Journal at the close of business daily. 2.
  2185. Reset all registers (except the yearly registers) on the last day
  2186. of each month.You may read (print) these registers as often as
  2187. required. 4. Reset the yearly registers at the end of the year
  2188. only. You may read (print) these registers as often as required.
  2189.  
  2190. 5.3 EDIT REGSTRS
  2191.      This function allows for direct editing of the register
  2192. contents.
  2193.  
  2194. 5.3.1 JOURNAL
  2195.      Edit the Journal.
  2196.  
  2197. 5.3.2 MONTHLY
  2198.      Edit the Monthly Register.
  2199.  
  2200. 5.3.3 YEARLY
  2201.      Edit the Yearly Register.
  2202.  
  2203. 5.4 EDIT BKORD
  2204.      This function allows you to directly edit the customer
  2205. backorders.
  2206.  
  2207. 5.4.1 PRINT REPORT
  2208.      Prints Customer Backorder Report.
  2209.  
  2210. 5.4.2 EDIT
  2211.      Edit Customer backorders.
  2212.  
  2213. 5.4.3 INITIALIZE
  2214.      Initialize (delete) customer backorders.
  2215.  
  2216.  
  2217.  
  2218.  
  2219.                                     
  2220.                                Chapter VII
  2221.                          SYSTEM REPORT GENERATOR
  2222.  
  2223. INTRODUCTION
  2224.      The System Report Generator produces STM, ICP, and CCP
  2225. Reports.  All of the reports produced in the ICP and CCP modules
  2226. can also be generated here. Additionally, the STM (system)
  2227. reports are generated in the SRG. Reports can be created and
  2228. modified using the Report Writer, therefore, this section
  2229. describes those reports which are provided with the system.
  2230.  
  2231. 1.0 SYSTEM 
  2232.      In addition to the ICP and CP reports, certain system
  2233. reports are available.
  2234.  
  2235. 1.1 S_CUSTHXC
  2236.      This is the customer history summary.
  2237.  
  2238. 1.2 S_CUSTHXI
  2239.      This is the item history summary.
  2240.  
  2241. 1.6 S_JOURNA
  2242.      This is the Journal Report.
  2243.  
  2244. 1.7 S_REPORT
  2245.      This is a list of all system reports and their definitions.
  2246.  
  2247. 2.0 ICP
  2248.      The ICP reports generated here are identical to those of the
  2249. ICP Report Generator.
  2250.  
  2251. 3.0 CCP
  2252.      The CCP reports generated here are identical to those of the
  2253. CCP Report Generator.
  2254.  
  2255.  
  2256.  
  2257.                               Chapter VIII
  2258.                             SYSTEM UTILITIES
  2259.  
  2260. INTRODUCTION
  2261.      The utilities module contains certain programs which are
  2262. intended to supplement your PICS system and provide extended
  2263. capability.
  2264.  
  2265. 1.0 INDEX
  2266.      Index files contain data base records arranged in a specific
  2267. sequence so that items can be located quickly and easily. For
  2268. example, the "item" index arranges all inventory records in order
  2269. by item number. Therefore, when you search for a certain item
  2270. number, the program can locate the required record very quickly.
  2271. Occasionally, these index files become "corrupted" and are no
  2272. longer useful for locating records. This happens as a result of
  2273. power outages, surges, improper system shut-down, etc.
  2274.      We have provided this utility so that damaged index files
  2275. can be rebuilt. 
  2276.  
  2277. 2.0 FILE MANAGER
  2278.      The File Manager is a very handy (and powerful) utility that
  2279. will enable you to manage the files on your hard drive including
  2280. the PICS system files. Please consult Chapter 3 for details.
  2281.  
  2282.  
  2283.  
  2284.  
  2285.  
  2286.                             APPENDIX A 
  2287.                         TECHNICAL SUPPORT
  2288.  
  2289. You must register your program with EMS to be eligible for
  2290. technical support! If you purchased your program directly from
  2291. English Mountain Software you are automatically registered. If
  2292. you purchased it from any other source, you must send us the
  2293. compleated registration/invoice form provided with the package in
  2294. order to become registered.  There are two levels of support
  2295. available.  Standard Support and Extended (BBS) Support.  They
  2296. are discussed below.
  2297.  
  2298. STANDARD PRODUCT SUPPORT 
  2299. Standard Product Support is unlimited and free of charge to the
  2300. registered user. You may contact our support department with
  2301. questions regarding the operation of the program or with any
  2302. other difficulty you may encounter with its use. Support is
  2303. available through any of the four channels listed below.
  2304.  
  2305. 1. Telephone: (423) 625-9866 
  2306. Telephone support is available from 9:00 am to 4:30 pm (est). It
  2307. is unlikely that we will return calls for tech support, however,
  2308. we are normally available during the hours listed above and you
  2309. should have no difficulty reaching us.
  2310.  
  2311. 2. Mail:
  2312. English Mountain Software, Inc.
  2313. 1750 Kingdom Way
  2314. Newport, TN  37821
  2315.  
  2316. 3. Compuserve electronic mail:
  2317. PPN # 73530,3234
  2318.  
  2319. 4. Internet: http://ourworld.compuserve.com/homepages/spirit7
  2320.  
  2321. 5. Fax
  2322. (423) 625-9866
  2323.  
  2324.                     EXTENDED PRODUCT SUPPORT 
  2325. Extended Support is available for an anual fee of $75.00 and
  2326. includes access to the Extended Support Library in our support
  2327. BBS. This library provides continuously updated versions of our
  2328. products and associated documentation assuring you of the latest
  2329. in terms of both features and bug-fixes.  In addition, the BBS
  2330. serves as a electronic mail box for passing custom programming or
  2331. other special files.  The BBS also includes a large library of
  2332. Association of Shareware Professionals  (ASP) approved shareware
  2333. which you may download at no additional cost! We update these
  2334. libraries on a continuous basis and are an ASP approved BBS.
  2335. Give it a try! (423) 625-0376
  2336.  
  2337.  
  2338. We will endeavor to support our users in the most professional
  2339. and thorough manner. If you find a "bug" or simply need
  2340. assistance in using the software, please contact us immediately.
  2341. We will accept collect calls only if the problem involves a "bug"
  2342. or anomaly.
  2343.  
  2344.  
  2345.  
  2346.                            APPENDIX B
  2347.                          CUSTOMIZING PICS
  2348.  
  2349. We  will make custom changes to the PICS program  to  suit you
  2350. specific  needs. These changes can include  such  things  as
  2351. special  report  generation, screen design, and  even  data base
  2352. structure modifications. The cost for such changes USUALLY ranges
  2353. from $50.00 to 250.00. If you would like to  adapt this  software
  2354. to  your exact needs, we will be happy to give you  an  estimate.
  2355. Here are some thing to keep in mind if you are considering custom
  2356. changes to the PICS program...
  2357.  
  2358.      1. Review the system thoroughly enough to know all of the
  2359. changes  you  will require. Although changes can be made  at  any
  2360. time  and as often as necessary, it is frequently less  expensive
  2361. to do all modifications at one  time.
  2362.  
  2363.      2.  You can print a copy of any screen in the ICP  system by
  2364. pressing the "Shift + Print Screen" keys. Make notes  of  any
  2365. desired changes to the screens  in this manner.
  2366.  
  2367.      3.  Make up mock reports showing all report headings  and
  2368. any totals you wish to calculate. The report designs should be as
  2369. complete as possible. We will make every effort to duplicate your
  2370. design.
  2371.  
  2372. Over the years, we have adapted this software to the requirements
  2373. of numerous specific busineses and industries. Some examples
  2374. include:
  2375.      1. tool crib management 
  2376.      2. sporting goods and firearm dealers
  2377.      3. oriental rug dealers
  2378.      4. print shops
  2379.      5. hospital Central Supply and laboratory departments
  2380.      6. outdoor power equipment/small engine shops
  2381.      7. tack shops
  2382.      8. book stores
  2383.      9. electronic equipment dealers/manufacturers
  2384.      10. automobile dealers and repair shops
  2385.  
  2386.  
  2387.  
  2388.                             APPENDIX C
  2389.                          PROGRAM OPTIONS
  2390.  
  2391. 1. There is an optional bar code module for the PICS program. This
  2392. module will allow you to print bar code labels from within the
  2393. PICS program. Contact EMS for details.
  2394.  
  2395. 2. The PICS system is designed to accept data input from a variety
  2396. of remote barcode scanners. If you desire additional information
  2397. on these devices, please contact EMS.
  2398.  
  2399. 3. Pre-printed forms are available with your company name,
  2400. address,  and logo printed on the header of the form. These forms
  2401. are available in multiple part tractor feed or single sheet laser
  2402. format. Contact EMS for additional details.
  2403.  
  2404. 4. The ICP module is available as a stand-alone program. The cost
  2405. is $85.00 + $8 s/h.
  2406.  
  2407. 5. PICS can be upgraded to include accounting functions. The
  2408. accounting module supports payables and check writing (including
  2409. payroll) capability
  2410.  
  2411.  
  2412.                             APPENDIX D
  2413.                            SITE LICENSE
  2414.      
  2415. A site license is an inexpensive way for more than one person to
  2416. legally use one copy of a program on more than one computer at a
  2417. time. Site licenses are designed for companies, offices or
  2418. workgroups where more than one person in the organization needs
  2419. to use a product, but does not need additional manuals or disks.
  2420. Site licensing enables companies, departments, government
  2421. agences, etc., to equip their personnel with the tools they need
  2422. at a minimal cost.
  2423.              
  2424. Here's how it works: The company purchasing a site license (the
  2425. licensee) provides a single point of contact for shipping,
  2426. technical support, upgrades, etc., and we (the licensor)  provide
  2427. a  "golden master" of the diskettes, manual, and any other  parts
  2428. of the package. These "masters" may be copied and distributed
  2429. according to the terms of the site license.
  2430.            
  2431. If  you are interested in a site license, please contact  us
  2432. during normal business hours for additional information.
  2433.   
  2434. English Mountain Software, Inc.
  2435. 1750 Kingdom Way
  2436. Newport, TN  37821
  2437.   
  2438. phone and fax
  2439. (423) 625-9866
  2440. support BBS
  2441. (423) 625-0376
  2442. Compuserve PIN
  2443. 73530,3236
  2444. Internet
  2445. http://ourworld.compuserve.com/homepages/spirit7
  2446.  
  2447.  
  2448.  
  2449.  
  2450.                          APPENDIX E
  2451.                         REGISTRATION
  2452. Thank you for the opportunity to demonstrate the PICS system. If
  2453. you decide to use this software beyond the evaluation period (60
  2454. days), you must register your copy with English Mountain
  2455. Software, Inc. The registration fee is $129.00 FOR EACH COPY IN
  2456. USE.
  2457.      
  2458. These are the benefits of registering the software...
  2459.              
  2460. 1. You will receive a registered copy of the CURRENT version of
  2461. the PICS system and you will be added to our mailing list so that
  2462. you are assured of receiving upgrades, revisions, and new product
  2463. information. UPGRADES ARE FREE TO REGISTERED USERS. The
  2464. registered version does not include the opening screen which
  2465. requires you to enter a random number access code, and, is not
  2466. limited as to the number of records which can be entered.
  2467.  
  2468. 2. You will receive TWO additional utility programs free...  
  2469.    a.You will receive the RL program which will enable you to
  2470. create or modify PICS reports and labels. This program will enable
  2471. you to add a custom report heading (identifying your company,
  2472. dept, etc.). You will be able to change (or eliminate) grouping
  2473. (currently, most PICS reports are grouped by vendor); add, change,
  2474. or eliminate any field in any report; add calculated fields for
  2475. special purposes; create special reports form scratch.  
  2476.    b. You will receive a very powerful interactive data base
  2477. utility which will enable you to append data to your PICS data
  2478. base from any other "dbf" file or from ascii files. The utility
  2479. also includes many other useful functions to enable  you to work
  2480. with your data and index files.
  2481.  
  2482. 3. You will become eligable to receive unlimited FREE telephone
  2483. support as outlined in the appendix to the Manual (Manual.doc).
  2484.  
  2485. 4. We will make custom changes to registered software as outlind
  2486. in the appendix to the manual (Manual.doc).
  2487.  
  2488. 5. If you discover a "bug" or anomaly in the  software, we will
  2489. attempt to resolve the problem within 5 days from the  date that
  2490. we receive the notice of the bug.
  2491.  
  2492. 6. It's the right thing to do! Shareware is a distribution method
  2493. NOT a type of software. We encourage you to copy this program
  2494. (shareware version) and distribute it to anyone you feel would
  2495. benefit from it's use. However, if you plan to use the program
  2496. beyond the evaluation period, please register your copy with EMS.
  2497. This is not "FREE" software in any sence of the word. We depend
  2498. upon the honesty and integrity of those who use this software in
  2499. order to continue to provide the top quality software in this
  2500. "try before you buy" format.
  2501.  
  2502. 7. It's the law! Shareware is copy righted software just like any
  2503. you would purchase form a retail store. English Mountain Software
  2504. is a member of the association of Shareware Professionals. For
  2505. more information about shareware or the ASP, please contact the
  2506. ASP:
  2507.  
  2508. Association of Shareware Professionals
  2509. Jan Abbot, Executive Director
  2510. 545 Grover Road
  2511. Muskegon, MI  49442-9427
  2512. 616-788-5131 (phone)
  2513. 616-788-2765 (fax)
  2514.  
  2515.  
  2516.                      HOW DO I REGISTER?
  2517. 1. You may order with MC, VISA, AMEX, or DISCOVER from the Public
  2518. (Software) Library by calling 800-242-4775 or 713-524-6394 or by
  2519. FAX to 713-524-6398 or by CIS Email to 71355,470. You can also
  2520. mail credit card orders to PsL at PO Box 35705, Houston, TX
  2521. 77235-5705
  2522.  
  2523. 2. You may register your PICS program on Compuserve (GO SWREG).
  2524.  
  2525. 3. You may order via E-Mail: 73530.3236@compuserve.com or
  2526. http://ourworld.compuserve.com/homepages/spirit7
  2527.  
  2528. 4. You may Complete the following registration form and send it
  2529. to EMS along with the registration fee.
  2530.  
  2531. 5. You may call our order processing dept at 1-800-450-4661
  2532. (orders only, please).
  2533.  
  2534.  
  2535.  
  2536.                      ORDER FORM/INVOICE 
  2537. Please  complete this form and return to the address below.
  2538. Enclose a check in the amount indicated on the completed invoice.
  2539.                     
  2540. YOUR NAME:_______________________________________________________
  2541.              
  2542. BUSINESS NAME:___________________________________________________
  2543.                                    
  2544. ADDRESS:_________________________________________________________ 
  2545.                      
  2546. CITY:________________________________ ST:______ ZIP:_____________ 
  2547.                      
  2548. PHONE:_______________________________
  2549.                      
  2550. NAME OF PRODUCT:__________ SERIAL NUMBER:__________VERSION:______ 
  2551.                       
  2552. WHERE DID YOU OBTAIN YOUR COPY OF THIS SOFTWARE?:________________
  2553.            
  2554. PLEASE INDICATE THE DISKETTE SIZE REQUIRED: ____3 1/2  ____ 5 1/4 
  2555.      
  2556. ____ ICP software registration..........$ 85.00 ea $_____________
  2557.           (This is a single/multi-user program.)
  2558.  
  2559. ____ PICS package (complete)............$295.00 ea $_____________ 
  2560.           (Includes ICP.) 
  2561.              
  2562. ____ PICS Multi-User Version............$395.00 ea $_____________
  2563.           (Includes ICP.)
  2564.                 
  2565. ____ PICS LITE Single User version......$129.00 ea $_____________
  2566.           (same as PICS but without accounting functions)
  2567.                 
  2568. ____ PICS LITE Multi-User version.......$195.00 ea $_____________
  2569.           (same as PICS but without accounting functions)
  2570.                 
  2571. ____ IRWIN software registration........$ 85.00 ea $_____________
  2572.           (Inventory Reconciliation for WINdows)
  2573.              
  2574. ____ BBS Extended Support (1st year)....$ 75.00 ea $_____________
  2575.              
  2576. Tennessee residents add .065% sales tax ...........$_____________
  2577.        
  2578. Domestic orders add $ 8.00 shipping and handling...$_____________
  2579.  
  2580. Overseas orders add $12.00 shipping and handling...$_____________ 
  2581.          
  2582. TOTAL DUE:.(US Funds only, please).................$_____________
  2583.  
  2584.                      
  2585. REMIT TO: 
  2586. English Mountain Software
  2587. 1750 Kingdom Way
  2588. Newport, TN  37821
  2589. (423) 625-9866
  2590.      
  2591.      
  2592.                        CREDIT CARD ORDERS
  2593.      
  2594. You can order with MC, VISA, AMEX, or DISCOVER from the Public
  2595. (Software) Library by calling 800-242-4775 or 713-524-6394 or by
  2596. FAX to 713-524-6398 or by CIS E-mail to 71355,470. You can also
  2597. mail credit card orders to PsL at PO Box 35705, Houston, TX
  2598. 77235-5705
  2599.  
  2600.  
  2601.                            APPENDIX G
  2602.                         RESELLER PROGRAM
  2603. If you wish to become an authorized distributor of our software
  2604. (ICP & PICS), you must complete the application form provided
  2605. below and return it to EMS at the address provided.
  2606.  
  2607. As a reseller...
  2608.  
  2609. 1. You will be provided with a "master" of the ICP demo program
  2610. which you may duplicate as required for distribution to your
  2611. prospective clients. You may charge a fee for installation and
  2612. training associated with the demo version but not for the demo
  2613. version itself.
  2614.  
  2615. 2. Your company name and address will appear in the intro screen
  2616. of the ICP demo version in place of ours.
  2617.  
  2618. 3. You may establish your own pricing for the registered versions
  2619. of the ICP/PICS software.  Our current retail pricing is detailed
  2620. below for reference. As a value added reseller (VAR), you may
  2621. charge for any installation and training required by your client.
  2622. We recommend an initial setup fee (including about 1 HR of
  2623. training) of $150-$200 for the ICP with additional training at
  2624. the rate of $50/HR or $300/day.  One hour is usually sufficient
  2625. for the ICP and we recommend 1-2 days for PICS.
  2626.  
  2627. 4. You will be automatically granted extended (BBS) support
  2628. privileges and will be supplied with our BBS "Door" software for
  2629. access to the support BBS.
  2630.  
  2631. 5. Your cost for the registered versions of the ICP/PICS retail
  2632. software will depend upon your order history (accumulative) for
  2633. each program as follows: a. Programs 2-5 = 20% discount.  b.
  2634. Programs 6-10 = 30% discount.  c. Programs 11-20 = 40% discount.
  2635. d. programs 21- = call
  2636.      
  2637. Therefore, if you have ordered 5 ICP programs and 3 PICS programs
  2638. to date, your next ICP will be discounted 30% and and your next
  2639. PICS package will be discounted 20%.
  2640.  
  2641. *****************************************************************
  2642. Although the discount schedule for the ICP\PICS software
  2643. represents a reasonable profit margin, your primary profit center
  2644. is likely to be installation, training and support. You should
  2645. realize a $150-$200 profit from the sale of each ICP program with
  2646. the typical 1-2 hr installation and training period. Your profit
  2647. from each PICS installation should be between $300 and $600 with
  2648. installation fees and the recommended 1 to 2 day training period.
  2649. *****************************************************************
  2650.  
  2651.  
  2652.  
  2653.                       RE-SELLER APPLICATION
  2654.  
  2655. You must complete the reseller application form included below
  2656. and return to EMS BEFORE your first order as a reseller.
  2657.  
  2658. YOUR NAME:_______________________________________________________
  2659.              
  2660. BUSINESS NAME:___________________________________________________
  2661.                                    
  2662. ADDRESS:_________________________________________________________ 
  2663.                      
  2664. CITY:________________________________ ST:______ ZIP:_____________ 
  2665.                      
  2666. PHONE:______________________ FAX:________________________________
  2667.  
  2668. WHAT IS YOUR EXPERIENCE WITH THIS TYPE OF SOFTWARE?______________
  2669.  
  2670. _________________________________________________________________
  2671.  
  2672. _________________________________________________________________
  2673.  
  2674.                      
  2675. PLEASE INDICATE THE DISKETTE SIZE REQUIRED: ____3 1/2  ____ 5 1/4
  2676.                      
  2677.  
  2678. English Mountain Software  
  2679. 1750 Kingdom Way
  2680. Newport, TN  37821
  2681.  
  2682. phone and fax
  2683. (423) 625-9866
  2684. support BBS
  2685. (423) 625-0376
  2686. Compuserve PIN
  2687. 73530,3236
  2688. internet
  2689. http://ourworld.compuserve.com/homepages/spirit7
  2690.            
  2691.